Glossario.

I termini che ricorrono nella gestione quotidiana di una struttura, spiegati in poche frasi.

Per ogni termine trova cosa significa e dove HANS se ne occupa al posto Suo. Gli indicatori si calcolano con le stesse formule dei report di HANS.

Concetti di base

PMS (Property Management System)

Il PMS è il gestionale alberghiero in cui una struttura ricettiva gestisce camere, prenotazioni, ospiti, tariffe e fatture. “Gestionale alberghiero” e “PMS” indicano lo stesso programma: il primo è il termine comune, il secondo la sigla del settore.

HANS è un PMS per strutture piccole e medie. Calendario delle occupazioni, collegamento ai portali, prenotazioni dirette, corrispondenza e adempimenti funzionano in un unico sistema invece che in strumenti separati.

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OTA (Online Travel Agency)

Una OTA è un portale di prenotazione come Booking.com, Expedia o Airbnb. Vende le camere per conto della struttura e trattiene una commissione su ogni prenotazione. A molte strutture i portali portano visibilità, ma costano una parte di ogni incasso.

In HANS Booking.com, Airbnb ed Expedia sono collegati in tempo reale. Le prenotazioni arrivano nel calendario senza che nessuno debba trascriverle.

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Channel manager

Il channel manager tiene allineati tutti i canali di vendita di una struttura: camere libere, tariffe e regole di soggiorno vanno a ogni portale, e ogni prenotazione chiude la notte su tutti gli altri. Senza, ogni canale va aggiornato a mano, e una camera viene venduta due volte in fretta.

In HANS si chiama Channel Engine ed è un modulo aggiuntivo. Lavora sullo stesso calendario della reception e del sito. Non esiste un secondo programma con una propria versione dei dati.

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AlpineBits

AlpineBits è uno standard di interfaccia aperto, nato nell’arco alpino, per scambiare disponibilità, tariffe e richieste tra gestionale alberghiero e piattaforme di prenotazione. Dove entrambe le parti lo parlano, il collegamento non richiede sviluppi su misura.

HANS parla AlpineBits: un portale con interfaccia AlpineBits si può collegare già oggi. Quali collegamenti abbiano senso per la Sua struttura lo chiariamo in fase di configurazione.

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Booking engine (widget di prenotazione)

Il booking engine è il percorso di prenotazione sul sito della struttura: scegliere le date, scegliere la camera, inserire i dati, pagare. Trasforma il sito in un canale di vendita senza commissioni ai portali.

Il widget di prenotazione di HANS mostra solo ciò che è libero nel calendario, calcola con il Suo listino e crea subito la prenotazione nel sistema. Si integra con un frammento di codice che la Sua agenzia trova nella dashboard.

Di più sul widget prenotazione

Prenotazione diretta

Una prenotazione diretta arriva alla struttura senza intermediari: dal sito, via e-mail o per telefono. La struttura non paga commissioni e ha il contatto con l’ospite fin dall’inizio. La quota diretta misura quante prenotazioni arrivano così.

Per la quota diretta HANS conta le prenotazioni confermate arrivate dal widget della struttura e le divide per tutte le prenotazioni confermate. Conta le prenotazioni, non il fatturato.

Scopri le prenotazioni dirette

Vendita e disponibilità

Soggiorno minimo e giorni di arrivo

Le regole di soggiorno stabiliscono come si può prenotare: quante notti al minimo o al massimo, in quali giorni della settimana si può arrivare o partire. In alta stagione evitano i buchi tra due prenotazioni, in bassa stagione si possono allentare.

In HANS le regole appartengono al periodo del listino e vanno a tutti i canali collegati insieme alle tariffe. Le gestisce in un solo punto.

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Overbooking

C’è overbooking quando per la stessa notte si accettano più prenotazioni delle camere disponibili. Succede di solito quando due canali vendono nello stesso momento senza sapere l’uno dell’altro. Chiudere una camera alla vendita su tutti i canali si chiama stop sell.

HANS conta ogni notte quante unità sono occupate. Quando lo spazio si riduce, l’avviso compare nel calendario e nel controllo giornaliero, prima che una seconda prenotazione cada sulla stessa notte.

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Marketing verso gli ospiti

Double opt-in

Con il double opt-in l'ospite conferma l'iscrizione una seconda volta, di solito tramite un link in un'e-mail. Così è provato che l'indirizzo è suo e che voleva iscriversi. Per le newsletter a nuovi interessati è la forma di prova abituale in Italia, Germania e Austria.

Per ogni consenso HANS registra quando e da dove è arrivato e quale testo l'ospite ha accettato. La casella nel widget di prenotazione e di richiesta non è mai preselezionata.

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Soft opt-in

Il soft opt-in consente di inviare comunicazioni su prodotti propri simili a chi ha già acquistato, anche senza consenso esplicito. Condizioni: l'indirizzo proviene dall'acquisto, il cliente è stato informato del diritto di opporsi in quel momento, e ogni e-mail contiene la disiscrizione.

In HANS il soft opt-in è un interruttore per struttura. Se è attivo, il widget di prenotazione mostra l'avviso con la possibilità di opporsi, e la newsletter conta solo indirizzi da prenotazioni confermate, senza cancellazione né mancato arrivo.

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Sistema di buoni regalo

Un sistema di buoni regalo vende i buoni, assegna numeri univoci e registra cosa è stato riscattato e quando. Per un hotel comprende uno shop sul proprio sito, un buono da stampare o inoltrare e un riscatto che gestisce importi parziali.

In HANS il widget buoni vende sul Suo sito, il PDF riporta il numero come codice QR e la reception riscatta sul conto, al check-out o nella spa. L'eventuale resto rimane sul buono.

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Indicatori

Notti camera

La notte camera è l’unità di base della statistica alberghiera: una camera per una notte. Una prenotazione di tre notti in due camere fa sei notti camera. Occupazione, ADR e RevPAR si calcolano tutti a partire da qui.

I report di HANS distinguono notti camera vendute e disponibili. Disponibili sono le unità delle tipologie visibili moltiplicate per i giorni del periodo.

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Tasso di occupazione

Il tasso di occupazione indica quale quota delle camere è stata venduta. Si calcola come notti camera vendute diviso notti camera disponibili. Una struttura di 20 camere che vende 420 notti camera in 30 giorni è occupata al 70%.

In HANS chiusure e stop sell non riducono la base. Una camera chiusa conta come disponibile e non venduta.

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ADR (Average Daily Rate)

L’ADR è il prezzo medio di una notte camera venduta: ricavo da pernottamento diviso notti camera vendute. Se 420 notti camera portano 50.400 € di ricavo da pernottamento, l’ADR è di 120 €.

HANS esclude di proposito i servizi extra, perché il valore resti confrontabile con l’anno precedente e con il settore. I report lo mostrano per periodo e per canale.

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RevPAR (Revenue per Available Room)

Il RevPAR distribuisce il ricavo da pernottamento su tutte le camere, anche quelle vuote: ricavo diviso notti camera disponibili, o in breve ADR per occupazione. Con un ADR di 120 € e un’occupazione del 70% vale 84 €. Mostra se un prezzo più alto valeva le notti rimaste vuote.

Accanto al RevPAR i report di HANS mostrano il TRevPAR, che include anche i servizi extra. La differenza tra i due è esattamente il loro contributo.

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ALOS (Average Length of Stay)

L’ALOS è la durata media del soggiorno: notti di soggiorno diviso prenotazioni confermate. È la leva dietro soggiorno minimo e giorni di arrivo, perché soggiorni più brevi significano più cambi e più pulizie.

I report di HANS mostrano la durata media del soggiorno accanto all’anticipo di prenotazione, cioè i giorni che in mediana passano tra prenotazione e arrivo.

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Alto Adige e Italia

Rilevazione giornaliera ASTAT

In Alto Adige le strutture ricettive comunicano ogni giorno arrivi e pernottamenti dei propri ospiti per la statistica provinciale dell’ASTAT. La trasmissione avviene tramite il portale di LTS, la società provinciale per il turismo.

HANS prepara la rilevazione di notte a partire dai soggiorni e la trasmette. Al mattino nel sistema c’è una ricevuta per ogni invio, e una modifica successiva sostituisce la comunicazione del giorno.

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Alloggiati Web (comunicazione alla Questura)

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato a cui ogni struttura ricettiva comunica i propri ospiti. L’obbligo deriva dall’art. 109 TULPS: i dati del documento d’identità vanno alla Questura entro 24 ore dall’arrivo.

HANS trasmette la comunicazione nella stessa elaborazione notturna della rilevazione provinciale, dagli stessi dati. Se a un ospite manca un dato obbligatorio, lo segnala il controllo giornaliero, finché l’ospite è ancora in struttura.

Scopri la comunicazione alloggiati

Imposta di soggiorno

L’imposta di soggiorno è un tributo per ospite e per notte che la struttura riscuote e versa al Comune. In Alto Adige si chiama imposta comunale di soggiorno. L’importo dipende dal Comune e dalla categoria della struttura; in Alto Adige i minori di 14 anni sono esenti.

HANS la calcola dal soggiorno. In fattura compare come voce a sé, nei report come totale a sé: il rendiconto al Comune parte da un numero che c’è già.

Scopri la comunicazione alloggiati

Südtirol Guest Pass

Il Südtirol Guest Pass è la carta ospite con cui chi pernotta usa i mezzi pubblici e, a seconda della località, altre offerte durante il soggiorno. La attiva la struttura tramite LTS, se l’associazione turistica l’ha abilitata per la struttura.

Se il Guest Pass è abilitato per la Sua struttura, HANS attiva le carte al check-in dal soggiorno. Non Le serve un secondo portale.

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CIN (Codice Identificativo Nazionale)

Il CIN è il codice identificativo nazionale che dal 2025 ogni struttura ricettiva in Italia deve avere. Va esposto all’ingresso e indicato in ogni annuncio della struttura, sui portali come sul proprio sito.

In HANS il CIN si inserisce una volta nelle impostazioni. Compare poi anche nel piè di pagina di ogni widget integrato, perché anche un widget di prenotazione sul sito è un annuncio.

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Check-in online (self check-in)

Con il check-in online l’ospite inserisce da sé i dati per la registrazione già prima dell’arrivo, per sé e per chi viaggia con lui. Alla reception non c’è più nulla da trascrivere, e la comunicazione alle autorità ha tutti i dati insieme.

In HANS il self check-in si apre sette giorni prima dell’arrivo, dal link nell’e-mail pre-arrivo. L’ospite si identifica con numero di prenotazione, indirizzo e-mail e cognome, senza bisogno di un account.

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Contributi per la digitalizzazione (Alto Adige)

Contributo provinciale per le microimprese che introducono tecnologie digitali: il 60 % della spesa ammessa, che per domanda deve essere compresa tra 2.000 e 15.000 euro, in regime de minimis. Il programma dura dal 2025 al 2028. La domanda va inviata via PEC all'ufficio provinciale competente entro il 30 settembre di ogni anno, prima di avviare il progetto.

Le licenze software sono ammesse, e l'offerta di HANS si può presentare per intero, allegandola alla domanda come preventivo.

Sui contributi per la digitalizzazione

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