Dalla richiesta alla prenotazione in un’unica conversazione.
La gestione richieste scrive preventivi dai Suoi prezzi e, se vuole, risponde da sola alle richieste.
Chi invia per primo un preventivo adatto spesso ottiene la prenotazione. Ma molte richieste arrivano la sera, quando alla reception non c’è più nessuno. In HANS il preventivo è già compilato quando apre la richiesta e, se vuole, parte da solo.
Chi aspetta da più tempo una risposta è in cima.
Il preventivo e tutto ciò che Lei e l’ospite vi scrivete stanno in un’unica conversazione. L’elenco mostra prima ciò che è aperto e, lì dentro, l’ospite che aspetta da più tempo.
Segnare come evaso è un clic. Se l’ospite scrive di nuovo, la conversazione si riapre da sola. Ciò che può aspettare fino alla settimana prossima va in promemoria e fino ad allora sparisce dall’elenco.
Il preventivo è compilato quando apre la richiesta.
Periodo, persone e camera desiderata HANS li prende dalla richiesta, i prezzi dai Suoi listini. Più camere si affiancano come varianti, e l’ospite ne sceglie una.
I Suoi modelli inseriscono saluto e preventivo nella mail. Con “Anteprima e invio” vede il messaggio così come lo riceverà l’ospite, e solo dopo parte.
L’ospite prenota direttamente dal preventivo.
Ogni preventivo ha una pagina propria con le Sue camere e condizioni. L’ospite sceglie una variante, paga, e la prenotazione è nello stesso istante nel Suo calendario.
Si paga come ha impostato Lei: acconto o importo intero, con carta, bonifico o in struttura. La carta viene addebitata solo a prenotazione confermata, e una camera nel frattempo occupata non si può più scegliere.
Se la camera è occupata, HANS ne propone un’altra.
Con le risposte automatiche HANS risponde da solo alle richieste. Se la camera desiderata è libera, parte un preventivo proprio per quella. Se è occupata, HANS cerca un’altra categoria, un arrivo spostato o la parte del periodo ancora libera.
Fin dove può spingersi la ricerca lo decide Lei, per esempio solo camere più grandi o al massimo tre giorni prima o dopo. Se non c’è proprio nulla di libero, la richiesta passa al Suo team, oppure HANS declina con cortesia.
All’inizio l’automatismo scrive solo bozze.
In modalità prova HANS mette ogni preventivo nella conversazione pronto da inviare, ma non spedisce nulla. Lei legge per qualche giorno e attiva l’invio solo quando le risposte La convincono.
I limiti stabiliscono cosa deve vedere una persona: soggiorni lunghi, gruppi numerosi, certe parole nel messaggio. Di notte la risposta aspetta il mattino, e fino all’invio l’elenco fa il conto alla rovescia, così può fermarne ognuna.
La risposta dell’ospite arriva nella stessa conversazione.
Se l’ospite risponde a una mail partita da HANS, il suo messaggio compare subito sotto il Suo. Sulla pagina del preventivo può scriverLe, e se ci si trova in quel momento, la Sua risposta arriva in chat anziché per mail.
Se vuole, HANS ricorda il preventivo qualche giorno dopo. Se nel frattempo l’ospite ha prenotato, il preventivo è scaduto o qualcuno del Suo team ha scritto, il promemoria non parte.
Tutti vedono chi segue quale ospite.
Chi risponde ne diventa responsabile, e una conversazione si può prendere in carico o passare ad altri. Le note interne restano nella conversazione ma non arrivano mai all’ospite.
Se una collega sta scrivendo allo stesso ospite, lo vede prima che partano due risposte. Una risposta iniziata resta lì quando nel frattempo apre altro.
Appena scrive Lei, l’automatismo si fa da parte.
Se risponde Lei a una richiesta, HANS annulla la risposta automatica prevista. Tutto ciò che è partito a Suo nome è nella conversazione e nel registro.
Domande frequenti.
- HANS legge la mia casella di posta?
- No. HANS vede solo ciò che passa da HANS: richieste dal widget e dal Suo sito, messaggi sulla pagina del preventivo e risposte degli ospiti alle mail partite da HANS. La Sua casella resta com’è.
- Può partire un preventivo senza che io l’abbia visto?
- Solo se lo imposta così. Le risposte automatiche sono disattivate di serie e iniziano in modalità prova, in cui HANS crea solo bozze. Dopo HANS risponde entro i limiti che fissa Lei, e tutto il resto va al Suo team.
- Cosa succede se la camera richiesta è occupata?
- HANS cerca un’alternativa secondo le Sue regole: un’altra camera negli stessi giorni, la stessa camera qualche giorno prima o dopo, oppure la parte libera del periodo. Se non trova nulla, la richiesta passa al Suo team, oppure HANS declina, se l’ha impostato così.
- Da quale indirizzo partono le mail?
- Dal Suo. Collega il Suo server di posta, oppure HANS invia tramite il Suo dominio mittente.
- In che lingua risponde HANS all’ospite?
- Nella lingua della richiesta. HANS usa la versione corrispondente dei Suoi modelli, quindi le parole sono le Sue.
- L’ospite può prenotare senza chiedere prima?
- Sì. Sulla pagina del preventivo sceglie una camera, paga quanto richiesto da Lei, e la prenotazione è subito nel calendario. Se prima ha una domanda, la scrive nella chat della stessa pagina.
Quante richieste risponde a mano oggi?
Ci racconti come da una richiesta nasce un preventivo nella Sua struttura. Le mostriamo lo stesso percorso in HANS.
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