Von der Anfrage bis zur Buchung in einem Verlauf.
Der Korrespondenzmanager schreibt Angebote aus Ihren Preisen und beantwortet Anfragen auf Wunsch selbst.
Wer zuerst ein passendes Angebot schickt, bekommt oft die Buchung. Nur kommen viele Anfragen abends, wenn am Empfang niemand mehr sitzt. In HANS ist das Angebot schon ausgefüllt, wenn Sie die Anfrage öffnen, und wenn Sie wollen, geht es von selbst hinaus.
Wer am längsten auf eine Antwort wartet, steht oben.
Das Angebot und alles, was Sie und der Gast einander schreiben, stehen in einem Verlauf. Die Liste zeigt zuerst, was offen ist, und darin den Gast, der schon am längsten wartet.
Erledigt ist ein Klick. Schreibt der Gast danach wieder, ist der Vorgang von selbst wieder offen. Was erst nächste Woche dran ist, legen Sie auf Wiedervorlage, bis dahin verschwindet es aus der Liste.
Das Angebot ist ausgefüllt, wenn Sie die Anfrage öffnen.
Zeitraum, Personen und Wunschzimmer übernimmt HANS aus der Anfrage, die Preise aus Ihren Preislisten. Mehrere Zimmer stellen Sie als Varianten nebeneinander, der Gast sucht sich eines aus.
Ihre Vorlagen setzen Anrede und Angebot in die Mail. Mit „Vorschau & senden“ sehen Sie die Nachricht so, wie der Gast sie bekommt, und erst danach geht sie hinaus.
Der Gast bucht direkt aus dem Angebot.
Jedes Angebot hat eine eigene Seite mit Ihren Zimmern und Bedingungen. Der Gast wählt eine Variante, zahlt, und die Buchung steht im selben Moment in Ihrem Kalender.
Gezahlt wird so, wie Sie es eingerichtet haben: Anzahlung oder ganzer Betrag, per Karte, Überweisung oder vor Ort. Eine Karte wird erst belastet, wenn die Buchung steht, und ein inzwischen vergebenes Zimmer lässt sich gar nicht mehr wählen.
Ist das Zimmer belegt, schlägt HANS ein anderes vor.
Mit den Auto-Antworten beantwortet HANS Anfragen selbst. Ist das gewünschte Zimmer frei, geht ein Angebot genau dafür hinaus. Ist es belegt, sucht HANS eine andere Kategorie, eine verschobene Anreise oder den Teil des Zeitraums, der noch frei ist.
Wie weit die Suche gehen darf, legen Sie fest, etwa nur größere Zimmer oder höchstens drei Tage früher oder später. Ist gar nichts frei, geht die Anfrage an Ihr Team, oder HANS sagt freundlich ab.
Am Anfang schreibt die Automatik nur Entwürfe.
Im Probelauf legt HANS jedes Angebot sendebereit in den Verlauf, verschickt aber nichts. Sie lesen ein paar Tage mit und schalten erst um, wenn die Antworten passen.
Grenzen bestimmen, was ein Mensch ansehen soll: lange Aufenthalte, große Gruppen, bestimmte Wörter in der Nachricht. Nachts wartet die Antwort bis zum Morgen, und bis zum Versand zählt die Liste herunter, sodass Sie jede einzelne anhalten können.
Die Antwort des Gastes landet im selben Verlauf.
Antwortet der Gast auf eine Mail aus HANS, steht seine Nachricht direkt unter Ihrer. Auf der Angebotsseite kann er Ihnen schreiben, und ist er gerade dort, geht Ihre Antwort als Chat statt als Mail.
Auf Wunsch fasst HANS einige Tage nach dem Angebot nach. Hat der Gast inzwischen gebucht, ist das Angebot abgelaufen oder hat jemand aus Ihrem Team geschrieben, bleibt die Erinnerung aus.
Jeder sieht, wer sich um welchen Gast kümmert.
Wer antwortet, wird zuständig, und ein Vorgang lässt sich übernehmen oder abgeben. Interne Notizen stehen im Verlauf, erreichen den Gast aber nie.
Schreibt eine Kollegin gerade am selben Gast, sehen Sie es, bevor zwei Antworten hinausgehen. Eine angefangene Antwort bleibt erhalten, wenn Sie zwischendurch etwas anderes öffnen.
Sobald Sie selbst schreiben, tritt die Automatik zurück.
Beantworten Sie eine Anfrage selbst, verwirft HANS die geplante Auto-Antwort. Alles, was in Ihrem Namen hinausgegangen ist, steht im Verlauf und im Protokoll.
Häufige Fragen.
- Liest HANS mein E-Mail-Postfach mit?
- Nein. HANS sieht nur, was über HANS läuft: Anfragen aus dem Anfrage-Widget und von Ihrer Website, Nachrichten auf der Angebotsseite und Antworten der Gäste auf Mails, die aus HANS hinausgegangen sind. Ihr Postfach bleibt, wie es ist.
- Geht ein Angebot hinaus, ohne dass ich es gesehen habe?
- Nur wenn Sie es so einstellen. Die Auto-Antworten sind ab Werk aus und beginnen im Probelauf, in dem HANS nur Entwürfe anlegt. Danach antwortet HANS innerhalb der Grenzen, die Sie festlegen, und alles andere landet bei Ihrem Team.
- Was passiert, wenn das gewünschte Zimmer belegt ist?
- HANS sucht nach Ihren Regeln eine Alternative: ein anderes Zimmer zu denselben Tagen, dasselbe Zimmer ein paar Tage früher oder später oder den freien Teil des Zeitraums. Findet sich nichts, geht die Anfrage an Ihr Team, oder HANS sagt ab, wenn Sie das so eingestellt haben.
- Von welcher Adresse gehen die Mails hinaus?
- Von Ihrer eigenen. Sie verbinden Ihren Mailserver, oder HANS versendet über Ihre eigene Absender-Domain.
- In welcher Sprache antwortet HANS dem Gast?
- In der Sprache seiner Anfrage. HANS nimmt dafür die passende Fassung Ihrer Vorlagen, den Wortlaut bestimmen also Sie.
- Kann der Gast ohne Rückfrage buchen?
- Ja. Auf der Angebotsseite wählt er ein Zimmer, zahlt, was Sie verlangen, und die Buchung steht sofort im Kalender. Hat er vorher eine Frage, schreibt er sie im Chat auf derselben Seite.
Wie viele Anfragen beantworten Sie heute von Hand?
Erzählen Sie uns, wie bei Ihnen aus einer Anfrage ein Angebot wird. Wir zeigen Ihnen denselben Weg in HANS.
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