Newsletter, die Ihre Gäste kennen.
Geschrieben im Programm, in dem Ihre Gäste schon stehen – mit Aufenthalten, Sprache und Einwilligung.
Ein Newsletter-Programm neben der Hotelsoftware heißt meistens: Liste exportieren, Spalten zuordnen, hoffen, dass die Abmeldungen zurückfinden. In HANS entfällt dieser Weg. Die Empfänger sind Ihr Gästeverzeichnis, die Angebote kommen aus Ihren Preisen, und wer sich abmeldet, ist sofort überall abgemeldet.
Empfänger aus echten Aufenthalten.
Sie schreiben an alle Gäste, an eine gespeicherte Ansicht aus dem Gästeverzeichnis oder an einen eigenen Filter: Stammgäste aus Deutschland, Familien vom letzten Sommer, alle mit mehr als drei Nächten.
Mitgezählt wird nur, wer eine Rechtsgrundlage für Werbung hat, und jede Adresse bekommt die Mail genau einmal. Gäste, die gerade im Haus sind oder in den nächsten Tagen anreisen, lässt HANS von selbst aus.
Empfänger
Stammgäste · Deutschland
Angebote, die beim Versand stimmen.
Neben Text, Bildern und Schaltflächen gibt es Bausteine aus HANS: eine Aktion, einen Gutschein oder einen Zimmertyp mit Bild und Ab-Preis. Eingesetzt werden sie erst beim Versand, also mit dem Stand von diesem Tag.
Jeder Gast bekommt die Mail in seiner Sprache, sofern Sie eine Fassung dafür geschrieben haben, sonst in Ihrer Grundsprache. Mit dem KI-Assistenten schlägt Hansi Betreffzeilen vor und übersetzt den Entwurf. Die Vorschau zeigt die Mail am Rechner und am Handy, eine Testmail geht an Ihr eigenes Postfach.
Vier Mails, die nach dem Aufenthalt von selbst kommen.
Ein Dank am Tag nach der Abreise, ein paar Tage später die Bitte um eine Bewertung mit Ihrem Bewertungslink. Dazu ein Gruß zum Geburtstag und eine Erinnerung ein Jahr nach dem letzten Aufenthalt.
Jede Automation schalten Sie einzeln ein und legen Abstand und Uhrzeit fest, die Texte passen Sie je Sprache in den Vorlagen an. Ein Gast bekommt höchstens eine solche Mail in drei Tagen. Geburtstag und Jahrestag schweigen, solange der Gast im Haus ist oder bald wieder anreist.
Gast-Automationen
Ein eigener Absender für die Werbung.
Newsletter gehen von einer eigenen Subdomain aus, etwa news.ihrhotel.it, und über einen eigenen Versandweg. Ihre Buchungsbestätigungen bleiben davon getrennt: Landet ein Newsletter einmal im Spam, trifft das nicht die Post, auf die Ihre Gäste warten.
Ein Assistent zeigt die DNS-Einträge zum Kopieren und schickt sie auf Wunsch direkt an Ihre Agentur. HANS prüft die Einträge selbst und gibt den Versand erst frei, wenn alles stimmt. In den ersten Wochen steigt die Tagesmenge stufenweise, damit die neue Adresse bei den Postfächern Vertrauen aufbaut.
Einwilligung mit Nachweis.
Die Zustimmung holen Sie dort ein, wo der Gast ohnehin etwas ausfüllt: im Anmeldeformular auf Ihrer Website, bestätigt per Mail, mit einem Häkchen im Buchungs- und im Anfrage-Widget, nie vorangekreuzt, oder auf der Gästekarte am Terminal. Zu jeder Einwilligung speichert HANS Zeitpunkt, Herkunft und den Wortlaut, dem der Gast zugestimmt hat.
Wer bei Ihnen gebucht hat, darf auch ohne Häkchen von ähnlichen Angeboten hören, wenn Sie das Soft-Opt-in einschalten. Der Gast sieht dann schon bei der Buchung einen Hinweis und kann dort widersprechen. Abmelden geht in jeder Mail mit einem Klick, auch direkt über die Abmeldetaste von Gmail oder Apple Mail.
Das Team schreibt, die Leitung schickt ab.
Entwerfen darf jeder im Haus. Abschicken, planen und stoppen dürfen nur die, die dafür Verantwortung tragen. Ein Entwurf lässt sich zur Freigabe vorlegen, damit nichts über den Schreibtisch hinausgeht, das niemand gesehen hat.
Vor dem Senden prüft eine Checkliste den Absender, Betreff und Inhalt jeder Sprache, leere Bausteine und die Zahl der Empfänger. Bestätigt wird mit genau dieser Zahl. Läuft der Versand, können Sie ihn pausieren oder abbrechen. Häufen sich Rückläufer oder Beschwerden, hält HANS von selbst an.
Gemessen wird, was sich messen lässt.
Der Bericht zeigt Zustellungen, Klicks je Link und je Sprache, Rückläufer und Abmeldungen, dazu die Liste aller Empfänger. Öffnungsraten zeigt er bewusst nicht: Seit Apple Mails vorab lädt, zählen sie Öffnungen, die kein Mensch gemacht hat.
Klicks misst HANS über die eigene Adresse Ihres Hauses und ohne fremde Tracking-Domain. Klicks von Virenscannern, die jeden Link vorab aufrufen, werden erkannt und nicht mitgezählt. Die Links tragen UTM-Parameter, damit auch Ihre Website-Statistik sieht, woher die Besucher kommen.
Auswertung
Klicks je Link
Ein Zusatzmodul, alles inklusive.
Newsletter, Gast-Automationen und der eigene Absender kommen zusammen als ein Zusatzmodul. Der Preis richtet sich nach der Zahl Ihrer Kontakte, nicht nach der Zahl der Mails, und ist auf Anfrage erhältlich.
Häufige Fragen.
- Was muss ich technisch vorbereiten?
- Nur die DNS-Einträge für die Subdomain, von der die Newsletter ausgehen. Wer die Domain verwaltet, setzt sie in wenigen Minuten. Der Assistent in HANS zeigt sie zum Kopieren an, schickt sie an Ihre Agentur und meldet, sobald alles stimmt.
- Bekommen Gäste dann zu viele Mails?
- Dafür gibt es Grenzen, die Sie nicht selbst bewachen müssen. Eine automatische Mail kommt höchstens alle drei Tage, Gäste im Haus oder kurz vor der Anreise bleiben bei Werbung außen vor, und wer sich abmeldet, bekommt ab diesem Moment nichts mehr.
- Ist das mit der DSGVO vereinbar?
- HANS ist darauf ausgelegt, DSGVO-konform eingesetzt zu werden: Werbung geht nur an Gäste mit Einwilligung oder, wenn Sie es einschalten, mit Soft-Opt-in samt Widerspruchsmöglichkeit. Jede Einwilligung ist mit Zeitpunkt, Herkunft und Wortlaut belegt, jede Mail trägt einen Abmeldelink. Öffnungen werden nicht verfolgt.
Schauen wir uns Ihre Gästeliste an.
Wie viele Ihrer Gäste Sie heute schon anschreiben dürfen und was für den eigenen Absender fehlt, klären wir in einem kurzen Gespräch.
Das Anmeldeformular für Ihre Website: Das Newsletter-Widget mit Bestätigungsmail
Sie führen ein Haus in Südtirol? Hotelsoftware Südtirol: was HANS hier zusätzlich tut