De la demande à la réservation dans un seul fil.
La gestion des demandes rédige les offres à partir de vos tarifs et, si vous le souhaitez, répond seule aux demandes.
Celui qui envoie le premier une offre adaptée obtient souvent la réservation. Mais beaucoup de demandes arrivent le soir, quand plus personne n’est à la réception. Dans HANS, l’offre est déjà remplie quand vous ouvrez la demande, et si vous le voulez, elle part toute seule.
Celui qui attend une réponse depuis le plus longtemps est en haut.
L’offre et tout ce que vous et le client vous écrivez sont réunis dans un seul fil. La liste montre d’abord ce qui est ouvert, et parmi cela le client qui attend depuis le plus longtemps.
Marquer comme traité, c’est un clic. Si le client écrit à nouveau, le fil se rouvre de lui-même. Ce qui peut attendre la semaine prochaine passe en rappel et disparaît de la liste d’ici là.
L’offre est remplie quand vous ouvrez la demande.
HANS reprend les dates, les personnes et la chambre souhaitée de la demande, et les prix de vos grilles tarifaires. Plusieurs chambres se présentent côte à côte comme variantes, le client en choisit une.
Vos modèles insèrent la formule d’appel et l’offre dans l’e-mail. Avec « Aperçu et envoi », vous voyez le message tel que le client le recevra, et c’est seulement ensuite qu’il part.
Le client réserve directement depuis l’offre.
Chaque offre a sa propre page avec vos chambres et vos conditions. Le client choisit une variante, paie, et la réservation apparaît au même instant dans votre calendrier.
Le paiement suit vos réglages : acompte ou montant total, par carte, virement ou sur place. La carte n’est débitée qu’une fois la réservation confirmée, et une chambre prise entre-temps ne peut plus être choisie.
Si la chambre est prise, HANS en propose une autre.
Avec les réponses automatiques, HANS répond lui-même aux demandes. Si la chambre souhaitée est libre, une offre pour exactement cette chambre part. Si elle est prise, HANS cherche une autre catégorie, une arrivée décalée ou la partie du séjour encore libre.
C’est vous qui fixez jusqu’où va la recherche, par exemple uniquement des chambres plus grandes ou au plus trois jours plus tôt ou plus tard. Si rien n’est libre, la demande passe à votre équipe, ou HANS décline poliment.
Au début, l’automatisme n’écrit que des brouillons.
En mode essai, HANS dépose chaque offre prête à l’envoi dans le fil, mais n’envoie rien. Vous suivez quelques jours et n’activez l’envoi que lorsque les réponses vous conviennent.
Des limites décident de ce qu’une personne doit voir : longs séjours, grands groupes, certains mots dans le message. La nuit, la réponse attend le matin, et jusqu’à l’envoi la liste affiche un compte à rebours, pour que vous puissiez arrêter chacune.
La réponse du client arrive dans le même fil.
Si le client répond à un e-mail envoyé depuis HANS, son message s’affiche juste sous le vôtre. Sur la page de l’offre, il peut vous écrire, et s’il s’y trouve à ce moment-là, votre réponse part en chat plutôt que par e-mail.
Si vous le souhaitez, HANS relance quelques jours après l’offre. Si le client a réservé entre-temps, si l’offre a expiré ou si quelqu’un de votre équipe a écrit, la relance n’a pas lieu.
Chacun voit qui s’occupe de quel client.
Celui qui répond en devient responsable, et un fil peut être repris ou confié à quelqu’un d’autre. Les notes internes restent dans le fil mais n’atteignent jamais le client.
Si une collègue écrit en ce moment au même client, vous le voyez avant que deux réponses partent. Une réponse commencée est conservée quand vous ouvrez autre chose entre-temps.
Dès que vous écrivez vous-même, l’automatisme s’efface.
Si vous répondez vous-même à une demande, HANS abandonne la réponse automatique prévue. Tout ce qui est parti en votre nom figure dans le fil et dans le journal.
Questions fréquentes.
- HANS lit-il ma boîte e-mail ?
- Non. HANS ne voit que ce qui passe par HANS : les demandes du widget et de votre site, les messages sur la page de l’offre et les réponses des clients aux e-mails envoyés depuis HANS. Votre boîte reste telle quelle.
- Une offre peut-elle partir sans que je l’aie vue ?
- Seulement si vous le réglez ainsi. Les réponses automatiques sont désactivées par défaut et commencent en mode essai, où HANS ne crée que des brouillons. Ensuite, HANS répond dans les limites que vous fixez, et tout le reste va à votre équipe.
- Que se passe-t-il si la chambre demandée est prise ?
- HANS cherche une alternative selon vos règles : une autre chambre aux mêmes dates, la même chambre quelques jours plus tôt ou plus tard, ou la partie libre du séjour. S’il ne trouve rien, la demande passe à votre équipe, ou HANS décline si vous l’avez réglé ainsi.
- De quelle adresse partent les e-mails ?
- De la vôtre. Vous connectez votre serveur de messagerie, ou HANS envoie via votre propre domaine d’expéditeur.
- Dans quelle langue HANS répond-il au client ?
- Dans la langue de la demande. HANS utilise la version correspondante de vos modèles, les mots restent donc les vôtres.
- Le client peut-il réserver sans poser de question ?
- Oui. Sur la page de l’offre, il choisit une chambre, paie ce que vous demandez, et la réservation apparaît aussitôt dans le calendrier. S’il a une question avant, il la pose dans le chat de la même page.
Combien de demandes traitez-vous encore à la main ?
Racontez-nous comment, chez vous, une demande devient une offre. Nous vous montrons le même chemin dans HANS.
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