Le personnel d’étage ne se balade plus avec une liste papier.
Les tâches et le statut des chambres sont sur la tablette et le smartphone, et la réception voit exactement la même chose.
Quand la liste circule sur papier, la réception appelle pour savoir si la chambre 14 est déjà prête, et le soir, les modifications sont reportées à la main. Dans HANS, il n’y a qu’un seul état : ce que le personnel coche, la réception le voit au même instant.
La réception voit quelle chambre est prête, sans passer un coup de fil.
Le personnel marque la chambre comme « terminée », et la réception le voit aussitôt dans le plan des chambres et sur la fiche d’arrivée. Quand un client arrive, on voit si sa chambre est déjà prête.
Si vous souhaitez un contrôle, activez-le : le personnel signale alors la chambre comme « propre », et la direction la passe à « contrôlée » après un coup d’œil sur place. Après chaque départ, la chambre redevient sale.
Chaque chambre a aujourd’hui sa propre liste.
HANS calcule la liste de contrôle à partir du séjour et de vos règles : une carte de bienvenue à l’arrivée, le peignoir tous les deux jours, le nettoyage final avec désinfection au départ. Si la réception modifie une réservation, la liste est à jour l’instant d’après.
Les règles s’appliquent par catégorie de chambre. Pour chaque tâche, vous pouvez enregistrer une consigne que le personnel déplie au besoin, et les quantités, comme le linge de lit, s’adaptent au nombre de clients.
Qui nettoie quelles chambres, vous le glissez dans le planning hebdomadaire.
Les équipes ont un nom et une couleur. Vous affectez les chambres à une équipe par glisser-déposer et voyez pour chaque équipe le temps prévu sur la semaine.
Si une chambre n’était pas terminée après le départ, les tâches reviennent sur la liste le lendemain, au lieu de se perdre sur un bout de papier.
L’ampoule est grillée, et le minibar est déjà facturé.
Le personnel signale dans la chambre ce qui attire son attention, par exemple « ampoule défectueuse » ou « objet trouvé », et la réception le lit immédiatement. Inversement, la réception laisse des remarques que le personnel voit en arrivant dans la chambre.
S’il manque quelque chose au minibar, le personnel le saisit, et la consommation apparaît directement sur le compte du client. Le personnel n’y voit pas les prix. Après le départ, HANS ne facture plus rien : il reste alors une remarque à l’attention de la réception.
Un scan avec son propre smartphone, et le personnel est connecté.
La direction crée une personne, qui scanne un code QR avec son propre smartphone. Personne n’a besoin de mot de passe. Là où un appareil est partagé, on touche son nom et on saisit un code PIN.
Vous pouvez retirer un accès à tout moment : la personne supprimée perd immédiatement son smartphone et son code PIN. Le personnel ne voit que la section service d’étage et, pour les clients, uniquement la civilité et le nom de famille.
Pour ceux qui préfèrent le papier, la liste s’imprime.
La liste des tâches et la liste du linge existent en PDF. La liste du linge additionne ce dont les chambres ont besoin en linge.
Les deux listes sont générées à partir des mêmes tâches que la liste de contrôle sur la tablette. Rien n’est saisi deux fois.
Une chambre sale ne bloque pas le check-in.
Si la chambre n’est pas encore prête à l’arrivée, HANS en avertit la réception avec « Chambre encore sale ». L’enregistrement reste possible, car seule la réception sait si le client peut patienter un instant.
Questions fréquentes.
- Chaque collaborateur a-t-il besoin d’une adresse e-mail ?
- Non. La direction crée le personnel avec son nom, sans adresse e-mail ni mot de passe. La connexion se fait par un code QR sur son propre smartphone ou par un code PIN sur un poste partagé.
- Sur quels appareils cela fonctionne-t-il ?
- Sur tablettes et smartphones. La mise en page s’adapte à la largeur de l’écran ; en mode portrait, une chambre s’ouvre sur sa propre page. Un appareil partagé par plusieurs personnes devient un poste commun.
- Est-ce que ça marche aussi quand le Wi-Fi est faible au sous-sol ?
- Les cases cochées sans connexion sont mémorisées par l’appareil, qui les envoie dès qu’il retrouve du réseau. D’ici là, « envoi en cours » s’affiche et la liste reste telle qu’elle était.
- Les collaborateurs voient-ils les prix ou les coordonnées ?
- Non. Le personnel voit la civilité et le nom de famille, le nombre de personnes attendues et les remarques que la réception laisse pour le service d’étage. Les prix, les factures et les coordonnées des clients lui restent cachés.
- Puis-je créer moi-même des tâches ?
- Oui. Vous définissez vous-même les tâches, leur rythme et leur consigne ; au départ, une série de propositions avec les tâches courantes est disponible, que vous adaptez. Vous gérez les noms et les consignes langue par langue, et le personnel les lit dans la sienne.
- Qui voit qui est en train de travailler ?
- La réception voit sur la chambre « Chambre en cours de nettoyage », sans nom. Sur un poste partagé, la direction voit qui y travaille en ce moment.
Comment la liste fonctionne-t-elle aujourd’hui chez vous ?
Racontez-nous comment se passe la matinée de votre personnel d’étage. Nous vous montrons comment ces mêmes tâches se déroulent dans HANS.
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