Doppelte Gastprofile zusammenführen

Steht ein Gast zweimal im Gästeverzeichnis, führen Sie die Profile zusammen. Eines bleibt bestehen und übernimmt Aufenthalte, Buchungen und Korrespondenz der anderen.

Vorschläge von HANS abarbeiten

  1. Öffnen Sie das Gästeverzeichnis.

    Findet HANS mögliche Dubletten, steht oben rechts ein Knopf mit ihrer Zahl. Klicken Sie darauf. Fehlt der Knopf, hat HANS keine gefunden.

  2. Prüfen Sie jede Gruppe.

    Neben dem Namen steht der Grund: Gleiche Steuernummer, Gleiche E-Mail-Adresse, Name und Geburtsdatum oder Gleicher Name. Beim letzten stimmen nur Name und Land überein. Sehen Sie dort genau hin.

  3. Legen Sie fest, welches Profil bleibt.

    Vorgeschlagen ist das mit den meisten Aufenthalten. Ein anderes wählen Sie in seiner Zeile mit Behalten.

  4. Nehmen Sie heraus, was nicht dazugehört.

    Entfernen Sie das Häkchen vor einem Profil, das eine andere Person ist. Das Pfeilsymbol am Zeilenende öffnet ein Profil zum Nachsehen in einem neuen Tab.

  5. Führen Sie die Gruppe zusammen.

    Klicken Sie auf den Knopf der Gruppe und bestätigen Sie.

Viele eindeutige Gruppen erledigen Sie mit dem Knopf oben auf der Seite in einem Zug. HANS arbeitet sie nacheinander ab. Gruppen, bei denen nur Name und Land übereinstimmen, können Sie dabei auslassen und später einzeln prüfen.

Zwei Profile direkt zusammenführen

Manche Dubletten erkennt HANS nicht, etwa bei anders geschriebenem Namen ohne Geburtsdatum. Dann:

  1. Markieren Sie im Gästeverzeichnis genau zwei Profile.

  2. Klicken Sie in der Leiste auf Zusammenführen.

  3. Wählen Sie unter Welches Profil bleibt bestehen? das Profil, das bleibt.

  4. Klicken Sie auf Zusammenführen.

Aus einem geöffneten Profil heraus geht es auch: Unter Weitere Aktionen wählen Sie Zusammenführen und suchen bei Doppeltes Profil das andere Profil. Das geöffnete Profil bleibt dann bestehen.

Was dann passiert

Das behaltene Profil übernimmt Aufenthalte, Buchungen, Anfragen, Korrespondenz, Notizen und Ausweisdokumente der anderen. Leere Felder füllt HANS aus ihnen auf. Vorhandene Angaben bleiben, wie sie sind. Hängt nur ein aufgelöstes Profil an einer Firma, wandert die Zuordnung mit.

Die E-Mail-Adressen der aufgelösten Profile stehen danach als weitere Adressen am Profil. So erkennt HANS den Gast künftig über jede von ihnen und legt die Dublette nicht wieder an.

Beim Newsletter gilt die Ablehnung: Hat eines der Profile abgelehnt oder widerrufen, steht das zusammengeführte Profil danach auf Abgelehnt / widerrufen.

Wenn es nicht klappt

Der Knopf Zusammenführen ist grau

In der Liste geht das Zusammenführen nur mit genau zwei markierten Profilen. Steht ein Gast dreimal im Verzeichnis, führen Sie nacheinander je zwei zusammen.

Zwei verschiedene Menschen stehen in einer Gruppe

Das passiert vor allem bei Gleicher Name. Entfernen Sie das Häkchen bei der anderen Person und führen Sie nur den Rest zusammen. Die Gruppe kann danach weiter auf der Seite stehen, weil Name und Land ja gleich bleiben. Lassen Sie sie dann stehen.

Einige Gruppen konnten nicht zusammengeführt werden

Beim Zusammenführen aller Gruppen macht HANS nach einem Fehlschlag mit der nächsten Gruppe weiter und meldet am Ende, wie viele nicht geklappt haben. Diese Gruppen stehen danach weiter auf der Seite. Führen Sie sie einzeln zusammen.