Eine Firma anlegen und ihre USt-IdNr. prüfen
Firmen sind im Gästeverzeichnis die Rechnungsempfänger, zu denen Gäste gehören. Legen Sie eine an, prüfen Sie die USt-IdNr. direkt bei VIES und ordnen Sie ihr Gäste zu.
Firma anlegen
Öffnen Sie Gästeverzeichnis › Firmen und klicken Sie auf Neue Firma.
Tragen Sie den Firmenname ein.
Er ist das einzige Pflichtfeld.
Geben Sie die USt-IdNr. mit Länderkürzel ein und klicken Sie im Feld auf Prüfen.
HANS fragt VIES, das Verzeichnis der EU-Kommission. Manche Länder liefern Name und Sitz mit, andere nur gültig oder ungültig. Eine italienische Partita IVA geht auch ohne „IT“ davor.
Prüfen Sie, was HANS eingetragen hat.
Die Antwort von VIES füllt nur leere Felder. Weicht sie von Ihren Angaben ab, steht unter dem Feld Abweichende Angaben übernehmen. Erst ein Klick darauf ersetzt Ihre Angaben.
Ergänzen Sie, was die Rechnung braucht.
Für die E-Rechnung in Italien sind das der Empfängerkodex (SDI) oder die PEC.
Klicken Sie auf Speichern.
Sie müssen dafür nicht in die Firmenliste. Am Gastprofil in der Karte Firma und am Aufenthalt in der Karte Rechnung an legen Sie mit Neue Firma anlegen eine Firma an. Sie ist dann gleich zugeordnet.
Gäste zuordnen
Öffnen Sie die Firma und wechseln Sie zum Reiter Gäste.
Suchen Sie den Gast und klicken Sie auf Zuordnen.
Ein Gast gehört zu höchstens einer Firma. Hing er schon an einer anderen, ersetzt die neue Zuordnung die alte.
Was dann passiert
Das Ergebnis der Prüfung speichert HANS nicht. Es zeigt nur den Stand im Moment der Abfrage.
Kommt eine Buchung mit Firmendaten herein, etwa aus dem Buchungswidget, legt HANS die Firma selbst an. Vorher sucht HANS eine bestehende: gleiche USt-IdNr. mit oder ohne Länderkürzel, gleiche Steuernummer oder genau gleicher Name. Eine gefundene Firma wird nur ergänzt, nie überschrieben. Der Besteller wird ihr zugeordnet, wenn er noch keine Firma hat. Wird aus der Buchung ein Aufenthalt, geht die Rechnung an diese Firma. Wie Sie die Rechnung ausstellen, steht in Eine Rechnung erstellen.
Wenn es nicht klappt
Unter dem Feld steht „Prüfziffer stimmt nicht“
Bei italienischen Nummern rechnet HANS die Prüfziffer schon beim Tippen nach. Vergleichen Sie die Nummer mit der Rechnung oder dem Briefkopf der Firma.
VIES ist nicht erreichbar
Die Dienste der einzelnen Länder fallen immer wieder aus. Das ist kein Urteil über die Nummer. Speichern Sie die Firma und prüfen Sie später erneut.
Eine Partita IVA ist nicht im VIES-Verzeichnis
In VIES steht eine italienische Firma erst, wenn sie für Geschäfte innerhalb der EU eingetragen ist. Viele kleine Betriebe fehlen dort. Die Nummer kann trotzdem stimmen. Meldet HANS beim Tippen keinen Prüfziffernfehler, ist sie zumindest richtig gebildet.
Die Prüfung meldet, dass nur EU-Nummern gehen
VIES kennt nur Nummern aus der EU. Ohne Länderkürzel erkennt HANS nur die elfstellige italienische Partita IVA. Setzen Sie das Kürzel davor, etwa DE oder AT. Bei einer Schweizer UID mit CHE prüft HANS nur die Prüfziffer und zeigt das Ergebnis unter dem Feld.