Mit der Registrierkasse kassieren
In Österreich bekommt jede Zahlung bar oder mit Karte an der Rezeption einen signierten Kassenbeleg. HANS erstellt ihn beim Kassieren von selbst – Sie geben ihn dem Gast und behalten im Blick, ob alles signiert ist.
Gilt für Österreich
Vorher nötig
- Ein Haus mit Anschrift in Österreich
- Eine eingerichtete Kasse. Die Einrichtung übernimmt HANS für Ihr Haus und nimmt die Kasse mit dem Startbeleg in Betrieb.
Kassieren
Erfassen Sie die Zahlung wie gewohnt.
Im Reiter Zahlung der Buchung oder beim Check-out mit Betrag kassieren.
Wählen Sie als Zahlart Bar oder Karte vor Ort.
Nur diese beiden bekommen einen Kassenbeleg. Online-Zahlungen, PayPal und Überweisungen nicht.
Warten Sie, bis der Beleg signiert ist.
Neben der Zahlung steht kurz Beleg wird signiert …. Die Rezeption muss dafür nichts tun.
Geben Sie dem Gast den Beleg.
Beleg öffnet den Bon als PDF zum Drucken. Per Mail schickt dem Gast einen Link darauf – nur wenn Sie klicken, nie von selbst.
Was dann passiert
Alle Belege stehen unter Rechnungen › Kassenbelege, mit Zeitpunkt, Zahlart, Betrag und wer kassiert hat. Die Reiter Ausstehend und Fehler zeigen, was noch keinen gültigen Beleg hat. Ein Klick auf die Zeile führt zur Buchung oder zum Aufenthalt.
Den Monatsbeleg und über den Jahreswechsel den Jahresbeleg erstellt HANS selbst, vor dem ersten Beleg des neuen Monats.
Für eine Prüfung lädt die Rolle Leitung oben mit DEP7-Export das Datenerfassungsprotokoll herunter. Es gilt für den Zeitraum, den Sie mit Von und Bis wählen.
Bei einem Ausfall
Ist der Signaturdienst nicht erreichbar, bleibt der Beleg auf Ausstehend, und HANS versucht es von selbst wieder. Der Gast bekommt trotzdem sofort einen Beleg: Ersatzbon öffnet einen Bon mit dem Vermerk „Elektronisches Aufzeichnungssystem ausgefallen“. Den signierten Beleg reicht HANS nach, sobald der Dienst wieder antwortet.
Fällt die Signatureinheit selbst aus, trägt der Bon den Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Den Sammelbeleg danach erstellt HANS selbst.
Wenn es nicht klappt
Ein Beleg steht auf „Beleg fehlgeschlagen“
Fahren Sie mit der Maus über die Marke, dort steht der Grund. Beheben Sie ihn und klicken Sie auf Nachsignieren. Meldet HANS einen Steuersatz, den es in Österreich nicht gibt, prüfen Sie die Sätze unter Einrichtung › Unterkunft › Rechnungen › Mehrwertsteuer.
Ein Beleg wartet seit einer halben Stunde
Dann meldet ihn der Tages-Check unter Kassenbelege nicht signiert. Geben Sie dem Gast den Ersatzbon. HANS versucht es weiter; klappt es auch dann nicht, steht der Beleg auf Fehler und Sie klicken auf Nachsignieren.
Eine Zahlung wurde falsch erfasst
Klicken Sie beim Beleg auf Stornieren. HANS erstellt einen Stornobeleg und nimmt die Zahlung aus dem Saldo. Erfassen Sie sie danach richtig neu. Geht Geld an den Gast zurück, erfassen Sie stattdessen eine Rückzahlung.
Ein Beleg lässt sich nicht stornieren
Stornieren geht nur bei signierten Belegen, die noch nicht storniert sind. Wartet der Beleg noch auf die Signatur, stornieren Sie ihn, sobald er signiert ist.