Eine Rechnung erstellen

Vorher nötig

• Das Modul Rechnungen
• Die Steuerangaben des Hauses unter Einrichtung › Unterkunft › Allgemein: Firmenname und Steuernummer bei Rechtliches & Steuer, die vollständige Anschrift bei Adresse, in Italien mit Provinz
• Den Nummernkreis unter Einrichtung › Unterkunft › Rechnungen › Nummerierung
• Die Rolle Leitung, um beides einzurichten. Ausstellen darf danach jeder im Haus.

Rechnung ausstellen

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   Öffnen Sie den Aufenthalt unter Aufenthalte.

   Abgereiste Gäste ohne Rechnung finden Sie auch unter Rechnungen › Abgereist ohne Rechnung.

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   Klicken Sie im Abschnitt Rechnung auf Rechnung erstellen.

   Der Knopf erscheint, solange noch etwas nicht fakturiert ist.

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   Prüfen Sie den Empfänger unter Rechnung an.

   Zur Wahl stehen die Firma der Buchung, der Besteller, die Reisenden oder eigene Angaben. Mit Angaben bearbeiten ändern Sie Anschrift und Steuerdaten nur für diese Rechnung, das Gästeprofil bleibt, wie es ist.

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   Wählen Sie die Zeilen.

   Vorausgewählt ist alles, was noch offen ist. Mit Nur Logis oder Nur Extras teilen Sie auf, etwa wenn die Firma die Logis zahlt und der Gast die Extras.

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   Prüfen Sie unter Zahlungen anrechnen die Anzahlungen und Zahlungen.

   Was angerechnet ist, zieht die Rechnung vom offenen Betrag ab.

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   Wählen Sie die Sprache der Rechnung.

   Vorbelegt ist die Sprache des Gasts.

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   Sehen Sie sich mit Vorschau das PDF an und klicken Sie auf Rechnung ausstellen.

Was dann passiert

HANS vergibt die nächste Nummer, legt das PDF ab und bindet die Zeilen an die Rechnung. Die Rechnung steht danach am Aufenthalt und unter Rechnungen. Von dort öffnen Sie das PDF oder schicken dem Gast mit Per Mail senden einen Link darauf.

Neben dem Knopf steht, was noch nicht fakturiert ist. Kommen später Posten dazu, etwa von der Bar, landen sie dort und gehen in eine Folgerechnung.

In Italien geht die Rechnung danach ans SDI, siehe Rechnungen elektronisch ans SDI senden. In Österreich und der Schweiz ist das PDF die Rechnung.

Während des Aufenthalts oder beim Check-out

Sie können jederzeit ausstellen, auch vor der Abreise. Über das Menü „…“ neben dem Knopf gibt es vor der Abreise außerdem die Akontorechnung: eine Vorab-Rechnung auf die Logis, die die Schlussrechnung wieder abzieht.

Hat der Aufenthalt schon eine Rechnung und ist seither etwas dazugekommen, zeigt der Dialog zum Check-out einen Hinweis. Dort stellen Sie mit Schlussrechnung ausstellen den Rest aus.

Wenn es nicht klappt