Einen Gutschein an Rechnung, Check-out oder Wellness-Anfrage einlösen

Sie lösen einen Gutschein dort ein, wo der Gast gerade bezahlt. HANS bucht den Betrag als Zahlung auf die Rechnung oder zieht ihn vom Preis der Behandlung ab und senkt den Restwert.

Teil des Moduls Gutscheine

Vorher nötig

  • Das Modul Gutscheine
  • Einen bezahlten Gutschein mit Restwert
  • Für die Rechnung: einen eingecheckten Gast mit offenem Betrag

An der Rechnung oder beim Check-out einlösen

  1. Öffnen Sie den Aufenthalt des Gastes.

    Im Abschnitt Rechnung wählen Sie im Menü Weitere Aktionen zur Rechnung den Punkt Gutschein einlösen. Beim Check-out steht derselbe Knopf im Hinweis auf den offenen Betrag.

  2. Tippen Sie die Gutschein-Nummer ein oder scannen Sie den QR-Code.

    Ohne Nummer suchen Sie nach dem Namen des Käufers. HANS zeigt Art, Restwert und Gültigkeit, bei einem Leistungsgutschein auch die enthaltenen Leistungen. Ein abgelaufener Gutschein ist markiert, lässt sich aber aus Kulanz einlösen.

  3. Prüfen Sie den Betrag.

    HANS setzt den Restwert ein, höchstens aber, was auf der Rechnung offen ist. Weniger geht immer.

  4. Tragen Sie bei Bedarf einen Vermerk ein und klicken Sie auf den Knopf zum Einlösen.

An einer Wellness-Anfrage einlösen

  1. Öffnen Sie Wellness und klicken Sie auf die Anfrage.

  2. Klicken Sie auf Gutschein einlösen.

    Der Knopf steht bei neuen und bestätigten Anfragen, solange noch etwas offen ist.

  3. Geben Sie die Nummer ein, prüfen Sie den Betrag und lösen Sie ein.

    Der Betrag mindert, was der Gast für die Behandlung noch zahlt. Hat die Behandlung noch keinen festen Preis, begrenzt nur der Restwert.

Ohne Rechnung einlösen

Für alles, was nicht über eine Rechnung in HANS läuft, klicken Sie unter Gutscheine oben auf Einlösen. Wählen Sie den Gutschein, tragen Sie den Betrag ein und lösen Sie ein. Mit Auf Aufenthaltsrechnung buchen buchen Sie den Betrag dort auf Wunsch doch auf den Aufenthalt eines eingecheckten Gastes.

Was dann passiert

An der Rechnung steht der Betrag als Zahlung mit der Gutschein-Nummer. Der offene Betrag sinkt um diesen Betrag.

An der Wellness-Anfrage sinkt, was noch offen ist. Hängt dort ein offener Zahlungslink, stellt HANS ihn auf den neuen Betrag um. Ist nichts mehr offen, storniert HANS ihn. Der alte Link gilt dann nicht mehr, den neuen schicken Sie dem Gast bei Bedarf selbst.

Im Gutschein sinkt der Restwert. Unter Einlösungen steht jede Einlösung mit Betrag, Ziel und Namen des Gastes. Ist der Restwert aufgebraucht, steht der Gutschein auf Eingelöst.

Wenn es nicht klappt

Am Aufenthalt fehlt der Punkt zum Einlösen

Gutscheine lassen sich erst ab dem Check-in auf die Rechnung buchen, und nur solange etwas offen ist. Checken Sie den Gast zuerst ein.

Der Gutschein ist „noch nicht bezahlt“

Der Käufer hat per Überweisung bestellt, und der Verkauf steht noch auf Offen. Ist das Geld da, öffnen Sie ihn unter Gutscheine und klicken Sie auf Bezahlt markieren. Danach lässt er sich einlösen. Stornierte oder ganz eingelöste Gutscheine lassen sich nicht mehr einlösen.

Der Gast hat für die Behandlung schon Überweisung gewählt

Solange diese Zahlungsforderung offen ist, lässt sich an der Anfrage nichts einlösen. Stornieren Sie zuerst die Forderung und lösen Sie dann ein.

Eine Einlösung war falsch

Öffnen Sie den Gutschein unter Gutscheine und klicken Sie bei der Einlösung auf Einlösung zurücknehmen. HANS nimmt auch die Zahlung auf der Rechnung zurück, der Restwert steigt wieder. Wird eine Wellness-Anfrage abgesagt, nehmen Sie ihre Einlösung auf demselben Weg zurück.