Wie HANS Newsletter-Einwilligungen sammelt
Ob ein Gast Werbung per E-Mail bekommen darf, steht an seinem Profil im Gästeverzeichnis. Die Zustimmung kommt aus den Widgets, vom Gast selbst oder aus einem Import – und eine Abmeldung gilt sofort überall.
Drei Werte am Gastprofil
Jedes Profil im Gästeverzeichnis hat beim Newsletter einen von drei Werten: Eingewilligt, Abgelehnt / widerrufen oder Nie gefragt. Zu jeder Zustimmung speichert HANS den Zeitpunkt und die Quelle der Einwilligung. So können Sie im Streitfall zeigen, wo der Gast zugestimmt hat.
„Nie gefragt“ ist keine Zustimmung. Diese Gäste bekommen keine Werbung – außer über den Soft-Opt-in weiter unten.
Steht dieselbe Adresse an mehreren Profilen, zählt sie als eine Person. Eine Ablehnung an irgendeinem dieser Profile gilt für alle.
Wer zugestimmt hat, sehen Sie im Gästeverzeichnis im Reiter Newsletter.
Woher eine Zustimmung kommt
- Kästchen in Buchungs- und Anfragewidget. Es erscheint, wenn unter Einrichtung › Unterkunft › Buchen Newsletter-Kästchen in den Widgets anzeigen eingeschaltet ist. Es ist nie vorausgewählt und nie Pflicht.
- Newsletter-Widget auf Ihrer Website. Wirksam wird die Anmeldung erst, wenn der Gast den Link in der Bestätigungsmail öffnet und dort bestätigt (Double-Opt-in). Der Link gilt drei Tage. Bis dahin speichert HANS nichts über die Person.
- Am Gerät im Haus. Schicken Sie einem Gast seine Karte aus dem Gästeverzeichnis zur Kontrolle auf ein Gerät, kann er dort selbst zustimmen. Die Zustimmung steht am Profil, sobald Sie seine Angaben übernehmen.
- Von Hand im Gastprofil, etwa nach einem Gespräch am Empfang. HANS hält fest, wer sie eingetragen hat.
- Import unter Newsletter › Kontakte, für Adressen aus Ihrem bisherigen Newsletter-Programm. Jede Zeile braucht Datum und Herkunft der Zustimmung, sonst kommt sie nicht an.
Ist eine Verbindung zu Rapidmail oder Brevo eingerichtet, überträgt HANS die Gäste mit Zustimmung dorthin. Jeder Gast bekommt dabei vom Anbieter eine Bestätigungsmail und wird erst nach dem Klick darin Empfänger. Abmeldungen beim Anbieter holt HANS regelmäßig zurück und trägt sie am Gastprofil als Widerruf ein.
Soft-Opt-in für Bestandsgäste
Mit dem Modul Newsletter & Gast-Automationen kann die Leitung unter Einrichtung › Newsletter Bestandsgäste anschreiben einschalten. Dann dürfen auch Gäste ohne Häkchen Angebote bekommen. Dafür gilt:
- Die Adresse stammt aus einer bestätigten Buchung oder einem Aufenthalt – nie aus einer Anfrage, einem Import oder einem von Hand angelegten Profil.
- Der Gast hat nicht widersprochen.
- Buchungswidget und Buchungsbestätigung zeigen einen Hinweis, über den der Gast sofort widersprechen kann.
- Erlaubt sind nur Angebote Ihres Hauses, die dem Gebuchten ähneln.
Der Soft-Opt-in gilt für Kampagnen und für Geburtstagsgruß und Jahrestag aus Dank, Bewertungsbitte, Geburtstag und Jahrestag automatisch schicken.
Wie Gäste sich abmelden
Jede Werbemail aus HANS hat unten einen Abmeldelink. Bei Kampagnen zeigen viele Postfächer zusätzlich einen Abmeldeknopf neben dem Absender. Im Newsletter-Widget fordert der Gast die Abmeldung an und bestätigt sie per Mail. Meldet ein Gast eine Mail als Spam, zählt das ebenfalls als Widerruf. In allen Fällen setzt HANS das Profil auf Abgelehnt / widerrufen, danach geht keine Werbung mehr an diese Adresse.
Buchungsbestätigungen und Nachrichten zum Aufenthalt bekommt der Gast weiter. Die Abmeldung betrifft nur Werbung.
Häufige Fragen
Ein Gast meldet sich per Mail oder am Telefon ab
Öffnen Sie sein Profil und setzen Sie den Newsletter auf Abgelehnt / widerrufen. Das gilt auch für einen Widerruf. Danach erfasst ihn kein Versand mehr.
Wie teile ich Kontakte ein, so wie Listen bei Rapidmail?
Mit Stichworten. Unter Newsletter › Kontakte markieren Sie Kontakte und vergeben über „Stichworte“ eines oder mehrere. Eine Kampagne schicken Sie dann unter „Gäste“ an ein Stichwort. Anders als bei Listen gilt eine Abmeldung immer für das ganze Haus: Wer sich abmeldet, bekommt keine Kampagne mehr, egal welche Stichworte er trägt. Beim Import aus Rapidmail wird der Name der Datei als Stichwort vorgeschlagen, meist ist das der Name der Liste.
Kann HANS die Kontakte direkt aus Rapidmail oder Brevo holen?
Ja. Unter Newsletter › Kontakte öffnen Sie „Importieren“ und klicken bei „Direkt aus Rapidmail oder Brevo holen“ auf „Zugangsdaten eingeben“. Bei Rapidmail sind das API-Benutzer und API-Passwort, bei Brevo der API-Schlüssel. HANS zeigt die Listen des Kontos, Sie wählen aus, und HANS holt die aktiven Empfänger. Als Zeitpunkt der Zustimmung gilt die Bestätigung beim Anbieter, sonst die Anmeldung. Jede Liste wird zum Stichwort. Wer beim Anbieter abgemeldet oder gesperrt ist, kommt nicht mit, und die Sperrliste des Anbieters übernimmt HANS in die eigene. Die Zugangsdaten verwendet HANS nur für diesen Abruf und speichert sie nicht. Danach geht es weiter wie bei einer Datei: erst die Vorschau, dann die Übernahme.
Wie sperre ich alle Adressen einer Firma?
Unter Newsletter › Kontakte öffnen Sie einen der Reiter der Sperrliste und klicken auf „Adresse sperren“. Geben Sie statt einer Adresse die Domain ein, zum Beispiel @firma.de. Danach bekommt keine Adresse dieser Domain mehr einen Newsletter. Große Anbieter wie gmail.com lassen sich so nicht sperren, dort sperren Sie einzelne Adressen.
Woher weiß ich, ob die Bestätigungsmails ankommen?
Unter Newsletter › Statistik steht die Bestätigungsquote (bei „Nur Newsletter“ auf der Übersicht): wie viele der verschickten Bestätigungsmails in diesem Monat angeklickt wurden. HANS zählt dafür nur, es speichert keine Adressen von Menschen, die nicht bestätigt haben. Liegt die Quote auffällig niedrig, landen die Mails vermutlich im Spamordner. Prüfen Sie dann den Absender.
Darf ich Gäste anschreiben, die nur angefragt haben?
Nur, wenn sie im Anfragewidget das Newsletter-Kästchen angehakt haben. Der Soft-Opt-in gilt für Anfragen nicht.
Hebt ein Import eine alte Abmeldung auf?
Nein. Wer sich bei Ihnen abgemeldet hat, bleibt gesperrt, auch wenn die Datei ein neueres Datum nennt.