Eine Newsletter-Kampagne schreiben und versenden
Sie schreiben den Newsletter in HANS, wählen die Empfänger aus dem Gästeverzeichnis und senden von einer eigenen Absender-Domain. Angeschrieben wird nur, wer es erlaubt hat.
Teil des Moduls Newsletter & Gast-Automationen · Einrichten: Leitung
Vorher nötig
- Das Modul Newsletter & Gast-Automationen
- Die Rolle Leitung zum Einrichten und Senden. Alle anderen schreiben Kampagnen und reichen sie mit Zur Freigabe ein.
- Ist eine Verbindung zu Rapidmail oder Brevo aktiv, pausieren Sie sie unter Einrichtung › Verbindungen. Sonst bekommen Gäste doppelte Post.
Den Absender einrichten
Newsletter gehen nie über die Adresse Ihrer Buchungspost, sondern über eine eigene Subdomain. Das richten Sie einmal ein.
Öffnen Sie Einrichtung › Newsletter › Absender.
Tragen Sie Subdomain, Absenderadresse und Absendername ein.
Nehmen Sie eine Subdomain Ihrer Website, etwa news.ihrhotel.it, nie die Hauptdomain. Die Absenderadresse muss auf diese Subdomain enden.
Klicken Sie auf Absender anlegen.
Tragen Sie die angezeigten DNS-Einträge bei Ihrer Domain ein oder schicken Sie sie Ihrer Agentur.
Die Einträge der Hauptdomain bleiben, wie sie sind.
Warten Sie, bis der Stand Bereit zeigt.
HANS prüft alle 30 Minuten selbst, mit Jetzt prüfen sofort. DNS braucht manchmal ein paar Stunden.
Eine Kampagne senden
Klicken Sie unter Newsletter auf Neue Kampagne.
Schreiben Sie unter Inhalt Betreff, Vorschautext und Text.
Jede Sprache hat eine eigene Fassung. Gäste bekommen ihre Sprache, sonst die Rückfallsprache. Der Baustein HANS-Inhalt holt ein Sonderangebot, Gutschein oder Zimmertyp mit Bild, Preis und Link in die Mail. Den Abmeldelink setzt HANS selbst darunter.
Wählen Sie unter Empfänger, wer die Kampagne bekommt.
Alle Gäste, eine gespeicherte Ansicht aus dem Gästeverzeichnis, einen eigenen Filter oder einzelne Gäste. Der Zähler zeigt, wie viele angeschrieben werden dürfen und warum andere herausfallen. Unter Anreise ausschließen lassen Sie Gäste aus, die bald anreisen – Vorgabe sind 14 Tage.
Klicken Sie auf Speichern.
Schicken Sie sich eine Testmail.
Sie geht denselben Weg wie der echte Versand, mit „[Test]“ im Betreff.
Beheben Sie, was die Vorab-Prüfung als Fehler meldet.
Fehler sperren das Senden, Hinweise nicht.
Klicken Sie auf Senden … und wählen Sie Sofort oder Geplant.
Zum Bestätigen tippen Sie die Zahl der Empfänger ein. Geplant wird nach der Uhrzeit des Hauses.
Was dann passiert
Beim Senden friert HANS die Empfängerliste ein. Vor jeder einzelnen Mail prüft HANS die Person trotzdem noch einmal. Hat sie sich inzwischen abgemeldet, reist sie bald an oder kam gerade eine automatische Mail, wird sie übersprungen. Mehr als vier Kampagnen in 30 Tagen bekommt niemand.
Ein neuer Absender darf anfangs nur eine begrenzte Zahl Mails am Tag schicken. Der Rest geht am nächsten Tag ab 08:00 weiter, aktive Leser kommen zuerst dran.
Kommen mehr als 3 % der Mails nicht an oder melden auffällig viele Gäste Spam, hält HANS die Kampagne selbst an. Sie steht dann auf Gebremst.
Der Bericht zeigt Zustellung, Klicks, Abmeldungen und die Anfragen und Buchungen, die über die Links hereinkamen. Öffnungen zählt HANS bewusst nicht.
Wenn es nicht klappt
Statt „Senden“ steht nur „Zur Freigabe“ da
Senden darf nur die Rolle Leitung. Reichen Sie die Kampagne ein. Die Leitung wird benachrichtigt und sendet oder plant sie.
Senden und Testmail lassen sich nicht anklicken
Speichern Sie zuerst Ihre Änderungen. Ist der Absender noch nicht bereit, geht auch keine Testmail. Danach sperrt nur noch ein Fehler in der Vorab-Prüfung, etwa ein fehlender Betreff oder keine Empfänger. Liegt die Auswahl über Ihrem Kontaktkontingent, verkleinern Sie den Kreis oder fragen unter Einrichtung › Unterkunft › Lizenz ein höheres an.
Die Meldung „Die Empfängerzahl hat sich geändert“
Zwischen Zählen und Senden hat sich jemand abgemeldet oder ist angereist. Bestätigen Sie die neue Zahl. HANS sendet immer an genau so viele Gäste, wie Sie bestätigt haben.
Die Kampagne wurde gebremst
Zu viele Adressen waren unzustellbar, oder Gäste haben die Mail als Spam gemeldet. Prüfen Sie im Bericht Empfänger und Inhalt, dann klicken Sie auf Fortsetzen.