Mails mit eigener Absender-Domain oder über einen eigenen Mailserver verschicken

Ab Werk gehen Bestätigungen, Angebote und Antworten von einer HANS-Adresse hinaus. Sie können die Post auch von Ihrer eigenen Domain schicken lassen oder über Ihren eigenen Mailserver.

Einrichten: Leitung

Vorher nötig

  • Die Rolle Leitung
  • Für die eigene Absender-Domain: Zugriff auf die DNS-Einstellungen Ihrer Domain
  • Für einen eigenen Mailserver: dessen Zugangsdaten für den Postausgang

Weg 1: Eigene Absender-Domain über HANS

Die Mails laufen weiter über den HANS-Mailhub, aber mit Ihrer Adresse als Absender.

  1. Nennen Sie dem HANS-Team die gewünschte Absenderadresse, etwa [email protected].

    Das Team richtet Ihre Domain im Mailhub ein und schickt Ihnen die passenden DNS-Einträge.

  2. Setzen Sie die Einträge beim Anbieter Ihrer Domain.

    Bis sie erkannt werden, vergehen meist einige Minuten.

  3. Verfolgen Sie den Stand unter Einrichtung › Verbindungen beim HANS-Mailhub.

    Dort wechselt die Marke von Wartet auf DNS über Domain verifiziert zu Token aktiv. Geprüft und scharf geschaltet wird vom HANS-Team.

Nutzen Sie den Newsletter von HANS, nehmen Sie für die Gästepost eine andere Domain als für den Newsletter. Dieselbe Domain für beides nimmt HANS nicht an.

Weg 2: Eigener Mailserver oder Versanddienst

  1. Öffnen Sie Einrichtung › Verbindungen, klicken Sie auf Verbindung einrichten und wählen Sie Eigener SMTP-Server.

    Nutzen Sie Resend, Mailgun oder Postmark, wählen Sie stattdessen diesen Dienst.

  2. Tragen Sie die Zugangsdaten ein.

    Beim eigenen Server sind das Postausgangsserver, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort. Üblich ist Port 587 mit STARTTLS, bei durchgehendem TLS Port 465.

  3. Tragen Sie Absenderadresse und nach Wunsch Absendername ein und klicken Sie auf Speichern.

    Ohne Absendername steht der Name des Hauses davor.

  4. Klicken Sie auf Verbindung prüfen.

    HANS meldet sich mit Ihren Daten beim Server an. Erst wenn das klappt, lässt sich umstellen.

  5. Schicken Sie sich mit Testmail senden eine Probe.

  6. Stellen Sie mit dem Knopf unten auf den neuen Weg um.

Was dann passiert

Die Mails aus HANS an Ihre Gäste gehen ab sofort über den neuen Weg: Bestätigungen, Angebote und Ihre Antworten. Der Newsletter hat einen eigenen Absender, siehe Eine Newsletter-Kampagne schreiben und versenden. Die Anmelde-Mails für Ihr Team schickt weiterhin HANS selbst.

Ob eine Mail beim Gast angekommen ist, zeigt HANS nur beim Mailhub. Bei einem eigenen Server fehlt diese Rückmeldung.

Wenn es nicht klappt

Die Prüfung meldet „Anmeldung abgelehnt“

Prüfen Sie Benutzername und Passwort. Bei Google und Microsoft mit Zwei-Faktor-Anmeldung braucht es ein App-Passwort statt des Kontopassworts.

Die Prüfung meldet „Keine Verbindung zum Server“

Meist passen Port und Verschlüsselung nicht zusammen. Nehmen Sie 587 mit STARTTLS oder 465 mit TLS. Prüfen Sie auch den Namen des Servers.

Der Knopf zum Umstellen ist grau

Darunter steht, was noch fehlt: die Absenderadresse oder eine erfolgreiche Prüfung. Haben Sie die Zugangsdaten geändert, prüfen Sie erneut. Neue Zugangsdaten verwerfen das letzte Prüfergebnis.

Der alte Zugang lässt sich nicht entfernen

Beim aktiven Weg fehlt der Knopf dafür. Stellen Sie zuerst auf einen anderen um, etwa zurück auf den Mailhub, und klicken Sie dann auf Zugang entfernen.