So funktioniert die Korrespondenz

Ein Verlauf je Vorgang

In der Korrespondenz gehört jedes Gespräch zu einem Vorgang. HANS legt den Verlauf selbst an, sobald eine Anfrage eingeht oder eine Buchung entsteht. Machen Sie aus einer Anfrage von Hand eine Buchung, zieht der Verlauf der Anfrage mit.

Für Gäste ohne Anfrage oder Buchung legen Sie über Neu oben in der Liste eine Neue Nachricht an.

Ein Gast kann also mehrere Verläufe haben, etwa zwei Anfragen aus verschiedenen Jahren. HANS verknüpft sie über die E-Mail-Adresse mit dem Gastprofil. Im Arbeitsbereich eines Verlaufs stehen die anderen unter Weitere Verläufe.

Was im Verlauf steht

• Nachrichten des Gastes: die Anfrage als Karte, seine Antworten per Mail und seine Fragen aus dem Chat der Angebotsseite.
• Ihre Nachrichten: per E-Mail oder per Chat. Eine nicht gesendete Nachricht steht als Entwurf da, ein gescheiterter Versand als Fehlgeschlagen.
• Interne Notizen: für Ihr Team. Der Gast sieht sie nie.
• Was HANS selbst schickt: etwa die Eingangsbestätigung, die Buchungsbestätigung, eine Rechnung, die Mail vor der Anreise und die Auto-Antworten.

Gesendete Nachrichten bleiben im Verlauf, sie lassen sich nicht löschen. Entwürfe und Notizen schon.

Wie Antworten der Gäste ankommen

Antwortet ein Gast auf eine Mail aus HANS, landet seine Antwort nur im Verlauf, wenn Antworten in HANS empfangen eingeschaltet ist. Der Schalter steht unter Einrichtung › Verbindungen beim aktiven Versandweg und gehört dem Leitung. Ist er aus, geht die Antwort an die Mailadresse Ihres Hauses.

Ab einem gesendeten Angebot schreibt der Gast auch direkt auf seiner Angebotsseite. Das beschreibt Wie Gäste direkt unter ihrem Angebot antworten.

Jede neue Nachricht des Gastes öffnet den Vorgang wieder, auch wenn er erledigt war. Unter Offen steht er dann bei Wartet auf Antwort, wer am längsten wartet, ganz oben. Wie Sie Vorgänge verteilen und abschließen, steht unter Vorgänge übernehmen, erledigen und auf Wiedervorlage legen.

Über welchen Weg HANS Mails verschickt

Ab Werk sendet HANS über den HANS-Mailhub. Einrichten müssen Sie dafür nichts. Soll die Post von Ihrer eigenen Domain kommen, richtet das HANS-Team das im Mailhub ein, und Sie setzen die DNS-Einträge, die HANS Ihnen anzeigt.

Bei Mails über den Mailhub steht unter der Nachricht, ob sie zugestellt wurde. Weist der Server des Gastes sie ab, steht dort Nicht zustellbar – Adresse prüfen. Bei anderen Versandwegen fehlt diese Rückmeldung.

Häufige Fragen