Aufgaben und ihren Rhythmus festlegen

Sie legen einmal fest, was in den Zimmern zu tun ist und in welchem Rhythmus. HANS stellt daraus für jedes Zimmer und jeden Tag die Checkliste des Personals zusammen.

Einrichten: Leitung

Vorher nötig

Den Bereich Housekeeping für Ihr Haus. Ihn schaltet das HANS-Team frei.
Die Rolle Leitung
Zimmertypen mit Zimmernummern (Zimmertypen und Zimmer anlegen)

Mit dem Vorschlag beginnen

Öffnen Sie Housekeeping › Aufgaben. Solange Ihr Haus noch keine Aufgabe hat, steht dort Vorschlag übernehmen. Ein Klick legt neun übliche Aufgaben an, vom Willkommenskärtchen bis zur Endreinigung, mit Anleitung, Dauer und Rhythmus. Der Turndown-Service ist darunter, aber ausgeschaltet. Danach passen Sie an, was bei Ihnen anders läuft.

Eine Aufgabe anlegen

Klicken Sie auf Aufgabe anlegen.
Geben Sie unter Was Name und Anleitung ein.
Der deutsche Name ist Pflicht. Die Anleitung klappt das Personal in der Checkliste auf. Andere Sprachen wählen Sie über die Sprachleiste.
Legen Sie unter Wann fest, wann die Aufgabe fällig ist.
Schalten Sie Bei Anreise oder Bei Abreise ein. Für Wiederkehrendes wählen Sie Alle n Tage oder Wochentage – beides zugleich geht nicht.
Schränken Sie die Wiederholung bei Bedarf ein.
Frühestens ab Aufenthaltstag: Der Anreisetag ist Tag 0. Ohne Angabe beginnt „alle 2 Tage“ an Tag 2. Nur wenn noch … Tage bis zur Abreise bleiben: Mit 2 entfällt die Aufgabe am letzten Tag vor der Abreise.
Prüfen Sie die Vorschau unter der Regel.
Sie zeigt einen Beispielaufenthalt mit Haken an jedem fälligen Tag. Die Länge ändern Sie bei Beispielaufenthalt. Die Vorschau rechnet genau wie die echte Checkliste.
Wählen Sie unter Für wen die Zimmerkategorien.
Je Regel Alle Kategorien oder Bestimmte.
Ergänzen Sie Menge und Dauer.
Menge je Person macht aus der Menge die Personenzahl, etwa bei Handtüchern. Die Dauer in Minuten gilt je Zimmer. Mit Auf die Wäscheliste zählt die Aufgabe für die Wäscheliste.
Klicken Sie auf Anlegen.

Braucht eine Kategorie einen anderen Rhythmus, etwa Apartments, fügen Sie mit Weitere Regel eine zweite Regel hinzu. Jede Regel gilt für ihre eigenen Kategorien. Greifen an einem Tag mehrere, steht die Aufgabe trotzdem nur einmal auf der Liste.

Was dann passiert

Ab sofort gilt der Rhythmus für alle Zimmer, auch für heute. HANS legt nichts im Voraus an, sondern rechnet die Checkliste jeden Tag neu aus. Ändern Sie später eine Regel, gilt auch das sofort.

In der Liste steht jede Aufgabe mit ihrem Rhythmus in Worten. Die Reihenfolge ändern Sie mit Nach oben und Nach unten. In dieser Reihenfolge erscheinen die Aufgaben auch in der Checkliste. Mit dem Schalter in der Zeile nehmen Sie eine Aufgabe vorübergehend heraus: Inaktive Aufgaben erscheinen in keiner Checkliste.

Wenn es nicht klappt

Der Knopf für den Vorschlag fehlt

Den Vorschlag gibt es nur, solange Ihr Haus keine einzige Aufgabe hat. Danach legen Sie Aufgaben einzeln an.

HANS lässt die Regel nicht speichern

Jede Regel braucht mindestens einen Auslöser: Anreise, Abreise, einen Rhythmus oder Wochentage. Bei Alle n Tage muss eine Zahl eingetragen sein, bei Wochentage mindestens ein Tag. Gilt die Regel nur für bestimmte Kategorien, wählen Sie mindestens eine aus.

Eine gelöschte Aufgabe ist noch da

Wurde sie schon einmal als erledigt abgehakt, löscht HANS sie nicht, sondern schaltet sie inaktiv. Die erledigten Haken bleiben so nachvollziehbar.

Eine Aufgabe erscheint in keinem Zimmer

Prüfen Sie, ob sie aktiv ist und für die Kategorie des Zimmers gilt. Bei einem Aufenthalt mit einer Nacht greift eine Wiederholung nie – dort sind nur Anreise und Abreise fällig.