Eine Wellness-Anfrage bestätigen oder absagen

Fragt ein Gast über das Spa-Widget eine Behandlung an, entscheiden Sie mit einem Klick. Der Gast bekommt die Antwort per Mail, auf Wunsch mit einem Link zum Bezahlen.

Teil des Moduls Wellness & Spa

Vorher nötig

Eine Anfrage entscheiden

  1. Öffnen Sie Wellness und klicken Sie auf die Anfrage.

    Neue Anfragen stehen auf Neu. Im Blatt stehen Behandlung, Wunschtermin, Preis, Kontakt und die Nachricht des Gastes.

  2. Prüfen Sie den Wunschtermin.

    Der Gast nennt einen Tag und eine Tageszeit. Genau das bestätigt die Mail – eine andere Uhrzeit lässt sich nicht eintragen. Passt der Termin nur verschoben, sprechen Sie vorher mit dem Gast.

  3. Klicken Sie auf Bestätigen oder Absagen.

    Beide Wege fragen noch einmal nach, bevor die Mail hinausgeht.

Mit Zahlungslink bestätigen

  1. Klicken Sie im Blatt auf Bestätigen.

  2. Haken Sie Zahlungsforderung anhängen an.

    Der Betrag ist mit dem offenen Preis vorbelegt. Ein schon eingelöster Gutschein ist abgezogen. Steht der Preis auf Anfrage, tragen Sie ihn selbst ein.

  3. Wählen Sie die Gültigkeit des Zahlungslinks.

    Vorgabe sind 14 Tage. Danach lässt sich der Link nicht mehr bezahlen.

  4. Klicken Sie auf Bestätigen.

Hat der Gast schon im Widget online bezahlt, fehlt der Haken. Dann steht dort, dass nichts mehr offen ist.

Was dann passiert

Der Gast bekommt eine Mail in seiner Sprache. Die Bestätigung nennt Behandlung, Termin und Preis, mit Zahlungslink zusätzlich einen Knopf zum Bezahlen. Die Absage sagt, dass der Wunschtermin schon belegt ist. Beide Texte passen Sie unter Mail-Vorlagen anpassen an.

Den Zahlungslink sehen Sie im Blatt der Anfrage unter Zahlungslink, mit Betrag und Stand. Solange er offen ist, kopieren Sie ihn dort mit einem Klick. Wie Zahlungslinks weiterlaufen, steht unter Eine Anzahlung oder einen Restbetrag per Zahlungslink anfordern.

Mehrere Anfragen sagen Sie über die Kästchen in der Liste auf einmal ab. Bestätigen geht nur einzeln.

Wenn es nicht klappt

HANS meldet, die Mail konnte nicht gesendet werden

Die Entscheidung gilt trotzdem. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse im Blatt auf Tippfehler und erreichen Sie den Gast auf anderem Weg. Hat er eine Telefonnummer angegeben, steht sie im Blatt. Einen Zahlungslink kopieren Sie dort und schicken ihn selbst.

Der Gast hat schon bezahlt, und Sie müssen absagen

Beim Absagen weist HANS darauf hin. Erstattet wird nicht von selbst. Zahlen Sie den Betrag über Ihren Zahlungsanbieter zurück.

Auf die Anfrage wurde ein Gutschein eingelöst

Beim Absagen erinnert HANS daran. Nehmen Sie die Einlösung danach am Gutschein unter Gutscheine zurück, dann steigt sein Restwert wieder. Mehr dazu unter Einen Gutschein an Rechnung, Check-out oder Wellness-Anfrage einlösen.

HANS meldet, die Anfrage sei bereits entschieden

Jemand aus Ihrem Team hat sie in der Zwischenzeit bestätigt oder abgesagt. Laden Sie die Seite neu, der Status steht dann in der Liste.