So laufen Wellness-Anfragen: vom Spa-Widget bis zur Bestätigung
Der Gast wählt im Spa-Widget eine Behandlung und einen Wunschtermin. Sie entscheiden in HANS, ob der Termin passt. Wann bezahlt wird, legen Sie einmal für das ganze Haus fest.
Teil des Moduls Wellness & Spa
Vom Katalog zur Anfrage
Grundlage ist Ihr Behandlungskatalog unter Wellness › Behandlungen. Das Spa-Widget auf Ihrer Website zeigt jede aktive Behandlung in einer aktiven Kategorie, mit Preis, Dauer und Foto. Wie Sie den Katalog anlegen, steht unter Behandlungen und Kategorien anlegen.
Der Gast wählt eine Behandlung und schickt eine Anfrage. Darin stehen:
- ein Wunschtag, frühestens morgen
- eine Tageszeit: vormittags, nachmittags, abends oder flexibel
- Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefon und eine Nachricht
Eine Anfrage ist kein gebuchter Termin. HANS führt keinen Terminplan für Kabinen oder Personal und prüft nicht, ob der Wunschtermin frei ist. Das entscheiden Sie.
Die Anfrage merkt sich Name und Preis der Behandlung vom Tag des Eingangs. Ändern Sie später den Katalog, bleibt sie trotzdem lesbar.
Wann der Gast bezahlt
Unter Einrichtung › Widgets › Konfiguration wählen Sie im Abschnitt SPA & Wellness einen von drei Wegen. Er gilt für alle Behandlungen.
- Keine Online-Zahlung – die Anfrage bleibt unverbindlich. Bezahlt wird im Haus.
- Nach Bestätigung per Zahlungslink – die Vorgabe. Der Gast fragt an, Sie bestätigen und hängen auf Wunsch einen Zahlungslink an.
- Sofort im Widget (Karte) – der Gast zahlt im Widget, bevor die Anfrage bei Ihnen ankommt. Neben der Karte erscheint PayPal, wenn Sie es dafür eingerichtet haben.
Zwei Ausnahmen: Eine Behandlung ohne Preis zeigt auf Anfrage und läuft immer als reine Anfrage. Und ist für die Sofortzahlung kein Zahlweg eingerichtet, fällt das Widget auf den Zahlungslink nach Bestätigung zurück. Welche Zahlwege es gibt, steht unter Kartenzahlung mit einem Zahlungsanbieter einrichten.
Was nach dem Eingang passiert
Die Anfrage steht unter Wellness auf Neu.
Bei Sofortzahlung trägt sie in der Liste den Vermerk bezahlt.
Der Gast bekommt eine Eingangsbestätigung per Mail, in seiner Sprache.
Ihr Team erfährt davon wie bei einer neuen Zimmeranfrage, etwa per Mitteilung.
Wer was bekommt, steht unter Bei neuen Anfragen und Buchungen benachrichtigt werden.
Sie bestätigen oder sagen ab.
Der Gast bekommt die passende Mail. Die Entscheidung ist endgültig. Wie es geht, steht unter Eine Wellness-Anfrage bestätigen oder absagen.
Wellness-Anfragen laufen getrennt von Zimmeranfragen. Sie stehen nicht in der Korrespondenz und hängen an keinem Aufenthalt. Auf die Zimmerrechnung kommen sie deshalb nicht von selbst. Über die Suche ⌘K finden Sie sie trotzdem.
Was zu einer Anfrage noch offen ist, rechnet HANS aus Preis, Sofortzahlung und eingelösten Gutscheinen. Ein Gutschein lässt sich direkt an der Anfrage einlösen, siehe Einen Gutschein an Rechnung, Check-out oder Wellness-Anfrage einlösen. Die drei Mails an den Gast passen Sie unter Mail-Vorlagen anpassen an.
Häufige Fragen
Der Gast möchte eine andere Uhrzeit
Die Bestätigung nennt den Tag und die Tageszeit aus der Anfrage. Eine andere Uhrzeit lässt sich nicht eintragen. Sprechen Sie den neuen Termin vorher mit dem Gast ab.
Was passiert, wenn ich eine bezahlte Anfrage absage?
Die Absage geht hinaus, Geld fließt aber nicht von selbst zurück. HANS weist beim Absagen darauf hin. Erstatten Sie den Betrag über Ihren Zahlungsanbieter.
Warum zeigt das Widget nichts an?
Es gibt keine aktive Behandlung in einer aktiven Kategorie. Schalten Sie unter Wellness › Behandlungen mindestens eine ein.
Kann ein Gast eine Behandlung für heute anfragen?
Nein. Der früheste Wunschtag im Widget ist morgen. Kurzfristige Wünsche nimmt Ihr Spa direkt entgegen.