Wie Anfrage, Angebot und Buchung zusammenhängen

Drei Dinge, ein Ablauf

• Die Anfrage ist der Wunsch des Gastes: Zeitraum, Zimmer, Personen und Kontakt. Meist kommt sie über das Anfragewidget auf Ihrer Website.
• Das Angebot ist Ihre Antwort: bis zu drei Varianten für einen Zeitraum, mit Preis und Gültigkeit. Der Gast sieht es auf seiner eigenen Angebotsseite.
• Die Buchung entsteht, wenn der Gast eine Variante annimmt. Erst sie steht im Kalender.

Die drei bleiben verbunden. Zu jeder Anfrage gibt es einen Verlauf in der Korrespondenz, in dem auch das Angebot liegt. Und die Anfrage merkt sich, welche Buchung aus ihr wurde.

Jede Anfrage bekommt beim Eingang eine eigene Nummer, in der Grundeinstellung etwa A-2026-0001. Wie sie aussieht, legen Sie unter Einrichtung › Unterkunft › Allgemein bei Anfragenummern fest. Angebote und Buchungen zählen eigene Nummern.

Was automatisch passiert

Den Status in Anfragen setzt HANS selbst weiter:

1. 1

   Neu – die Anfrage ist eingegangen.

   HANS legt den Verlauf an und schickt dem Gast eine Eingangsbestätigung.

2. 2

   Beantwortet – Sie haben dem Gast geschrieben, aber noch kein Angebot geschickt.

   Ein gespeicherter Entwurf zählt nicht, nur eine gesendete Nachricht.

3. 3

   Angeboten – ein Angebot ist hinausgegangen.

   In der Liste stehen daneben Betrag und Gültigkeit.

4. 4

   Gebucht – der Gast hat angenommen.

   In der Liste steht jetzt die Buchungsnummer.

Ein Angebot hält kein Zimmer fest. Belegt wird erst mit der Buchung. Nimmt der Gast an, prüft HANS für jede Nacht noch einmal, ob genug Zimmer dieses Typs frei sind. Erst dann legt HANS die Buchung bestätigt an und gibt die neue Belegung an angebundene Portale weiter. Haben zwei Gäste ein Angebot für das letzte freie Zimmer, bekommt es, wer zuerst bucht. Beim anderen steht die Variante als nicht mehr verfügbar da.

Annehmen lässt sich nur die aktuelle Fassung. Ändern Sie ein gesendetes Angebot, entsteht eine neue Version mit neuem Link. Die alte Seite sagt dem Gast, dass es eine neuere gibt. Ein gesendetes Angebot wird nie gelöscht, es bleibt als Beleg.

Nach dem Gültigkeitstag ist Schluss. Ab dem Tag nach Gültig bis kann der Gast nicht mehr buchen. Die Anfrage bleibt auf Angeboten, in der Liste steht „abgelaufen“, und in der Übersicht erscheint das Angebot unter Angebote abgelaufen.

Was Sie selbst entscheiden

• Wer antwortet. Mit Automatische Antworten einrichten schickt HANS das Angebot nach einer Wartezeit selbst. Schreibt jemand aus dem Haus in den Verlauf, hört die Automatik dort auf.
• Ob es ein Angebot braucht. Hat der Gast am Telefon schon zugesagt, legen Sie mit In Buchung umwandeln gleich die Buchung an. Die Angaben der Anfrage stehen schon drin, die Anfrage steht danach auf Gebucht.
• Wann Sie nachfassen. Bleibt ein Angebot ohne Antwort, erscheint es nach einigen Tagen unter Angebote nachfassen. Wie viele Tage, stellen Sie unter Einrichtung › Unterkunft › Angebote bei Nachfassen nach (Tagen) ein. Vorgabe sind drei.
• Den Ausgang. Verloren setzen Sie von Hand, wenn aus einer Anfrage nichts wird. Einen falsch gesetzten Status korrigieren Sie in der Liste ebenfalls von Hand.

Häufige Fragen