Anfragen sichten und abarbeiten

Die Liste lesen

Öffnen Sie Anfragen. Vorgewählt ist der Reiter Offen. Er fasst alles zusammen, was noch Arbeit macht: Neu, Beantwortet und Angeboten. Gebuchte und verlorene Anfragen stehen in eigenen Reitern und unter Alle.

Unter dem Status steht, was ansteht:

• Bei Neu: wie lange der Gast schon wartet. Ab 24 Stunden steht das rot.
• Bei Angeboten: Betrag und Gültigkeit. Läuft das Angebot heute oder morgen ab oder ist es abgelaufen, ist der Hinweis farbig.
• Bei Gebucht: die Nummer der Buchung.

Ein Punkt am Namen und der Hinweis Neu beim Eingang markieren neue Anfragen, die Sie noch nicht geöffnet haben. Das gilt je Benutzer. Per Rechtsklick legen Sie eine Anfrage mit Als ungelesen markieren wieder zurück.

Hat eine automatische Antwort nichts gesendet, erscheint ein zusätzlicher Reiter mit genau diesen Anfragen. An der Anfrage steht dann Bitte selbst antworten mit dem Grund.

Eine Anfrage beantworten

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   Klicken Sie auf die Zeile.

   Oben stehen Zeitraum, Gäste, gewünschte Zimmer und ein etwaiges Angebot. Unter Als Nächstes nennt HANS den nächsten Schritt. Ein Klick darauf führt dorthin.

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   Klicken Sie auf Antworten.

   HANS öffnet den Verlauf der Anfrage in der Korrespondenz. Wie Sie dort ein Angebot zusammenstellen, steht unter Eine Anfrage mit einem Angebot beantworten.

Direkt eine Buchung anlegen

Hat der Gast schon zugesagt, etwa am Telefon, brauchen Sie kein Angebot.

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   Öffnen Sie die Anfrage und klicken Sie auf In Buchung umwandeln.

   Gast, Zeitraum und Zimmer sind aus der Anfrage vorbefüllt. Prüfen Sie Zimmer und Preise.

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   Klicken Sie auf Buchung anlegen.

Den Status von Hand setzen

Den Status einer einzelnen Anfrage wählen Sie im geöffneten Dialog links unter Status und klicken auf Status speichern. Für mehrere haken Sie die Zeilen an und wählen den Status im Feld Status setzen …. Abgelaufen vergibt nur HANS, von Hand lässt er sich in der Liste nicht setzen.

Was dann passiert

Antworten Sie über die Korrespondenz, setzt HANS den Status selbst weiter. Die Reihenfolge erklärt Wie Anfrage, Angebot und Buchung zusammenhängen.

Nach dem Umwandeln steht die Anfrage auf Gebucht und merkt sich die neue Buchung. Der Verlauf mit dem Gast hängt ab dann an der Buchung.

Setzen Sie eine Anfrage auf einen anderen Status als Neu, zieht HANS eine geplante automatische Antwort zurück. Ist der Anreisetag einer offenen Anfrage vorbei, schlägt der Dialog vor, sie abzulegen. Setzen Sie sie dann auf Verloren.

Wenn es nicht klappt