Automatische Antworten einrichten
HANS beantwortet neue Anfragen selbst mit einem Angebot – oder mit einer Alternative, wenn der Wunsch belegt ist. Sie beginnen mit einem Probelauf, der nur Entwürfe anlegt.
Vorher nötig
- Einen Storno-Standardtext unter Einrichtung › Unterkunft › Angebote
- Mindestens eine aktive Preisliste unter Einrichtung › Preise
Fehlt etwas, zeigt die Seite oben die Voraussetzungen, und die übrigen Einstellungen bleiben bis dahin verborgen.
Einrichten
Öffnen Sie Einrichtung › Auto-Antworten.
Schalten Sie Auto-Antworten einschalten ein und lassen Sie Scharf senden aus.
Das ist der Probelauf: HANS legt Angebot und Nachricht an, schickt aber nichts ab. Das gilt nur für Anfragen, die ab jetzt eingehen.
Stellen Sie unter Zeitpunkt die Wartezeit und die Ruhezeit ein.
Die Wartezeit gibt der Rezeption den Vortritt. Antworten aus der Ruhezeit gehen am Morgen danach hinaus.
Legen Sie unter Wann ein Mensch übernimmt fest, was die Automatik übernehmen darf.
Zu viele Zimmer, Personen oder Nächte und zu kurzfristige Anreisen bleiben dann für die Rezeption liegen.
Wählen Sie unter Wenn der Wunsch nicht frei ist, was HANS bei belegtem Wunsch anbietet.
Anderes Zimmer, andere Termine oder ein kürzerer Aufenthalt. Der erste Weg, der etwas findet, gilt. Andere Termine ersetzen den Wunschzeitraum, weil ein Angebot nur einen Zeitraum hat.
Tragen Sie unter Ausstieg Stoppwörter ein.
Steht eines davon in der Nachricht des Gastes, antwortet ein Mensch.
Klicken Sie auf Speichern.
Probieren Sie es mit Durchspielen an einer Anfrage aus.
Die Probe zeigt, was die Automatik täte. Angelegt oder verschickt wird dabei nichts.
Stimmen die Entwürfe nach ein paar Tagen, schalten Sie Scharf senden ein.
Was dann passiert
Für jede neue Anfrage plant HANS den Versand. In Anfragen läuft bei der Anfrage ein Countdown. Im Zeilenmenü halten Sie einzelne mit Auto-Antwort stoppen an.
Im Probelauf liegt der Entwurf im Verlauf der Korrespondenz. Mit Bearbeiten ändern Sie ihn, mit Vorschau & Senden schicken Sie ihn selbst ab.
Scharf geschaltet geht die Antwort ohne Rückfrage hinaus. Schreibt jemand aus dem Haus in den Verlauf, hört die Automatik dort auf. Ist weder der Wunsch noch eine Alternative frei, bleibt die Anfrage offen – oder der Gast bekommt eine Absage, je nach Einstellung bei Wenn gar nichts frei ist.
Mit Nachfassen erinnert HANS den Gast an ein offenes Angebot. Gezählt wird ab dem Versand.
Das Protokoll unten auf der Seite zeigt jeden Lauf und bei übersprungenen Anfragen den Grund. Die Texte der Mails ändern Sie unter Mail-Vorlagen anpassen.
Wenn es nicht klappt
Oben steht, dass gerade nichts hinausgeht
Der Hinweis nennt den Grund, etwa die Tagesobergrenze für automatische Mails. Ist sie erreicht, geht es am nächsten Tag weiter.
Eine Anfrage wurde nicht beantwortet
In der Anfragenliste steht Bitte selbst antworten mit dem Grund, im Protokoll Übersprungen. Gründe sind etwa eine fehlende E-Mail-Adresse, ein Stoppwort im Text oder eine Anfrage außerhalb Ihrer Grenzen. Antworten Sie dann selbst.
Eine Auto-Antwort wurde nicht zugestellt
Im Protokoll steht Fehlgeschlagen, und HANS meldet es Ihnen. Einen zweiten Versuch macht HANS nicht. Die Nachricht liegt im Verlauf – senden Sie sie dort mit Erneut senden.
Zeitpunkt, Grenzen und Alternativen fehlen auf der Seite
Eine der Voraussetzungen ist nicht erfüllt. Was fehlt, steht oben auf der Seite.