Vorgänge übernehmen, erledigen und auf Wiedervorlage legen

In der Korrespondenz zeigen Sie, wer sich um einen Gast kümmert, und räumen Erledigtes aus der Liste. Schreibt der Gast wieder, holt HANS den Vorgang von selbst zurück.

Einen Vorgang übernehmen

  1. Öffnen Sie den Verlauf in der Korrespondenz.

  2. Klicken Sie oben auf Übernehmen.

    Daneben steht jetzt, dass Sie den Vorgang bearbeiten. Antwortet in diesem Gespräch gerade Hansi, schweigt er ab jetzt, bis Sie ihn wieder dazuholen.

  3. Zum Weitergeben klicken Sie oben auf die Zuständigkeit mit dem kleinen Pfeil und wählen Weitergeben an ….

    Zur Wahl stehen alle mit Zugriff auf Ihr Haus. Mit Zuweisung aufheben ist niemand mehr zuständig. Unter Verlauf der Zuständigkeit sehen Sie jede Übergabe.

Einen Vorgang erledigen

  1. Klicken Sie oben im Verlauf auf Erledigt.

    Der Vorgang wandert nach Erledigt. Ein Fehlklick lässt sich in der Einblendung mit Rückgängig zurücknehmen. In der Liste erledigt die Taste E den gewählten Vorgang.

Zurück holen Sie ihn dort mit Wieder öffnen.

Auf Wiedervorlage legen

  1. Öffnen Sie oben rechts im Verlauf das Menü und wählen Sie Wiedervorlage ….

  2. Klicken Sie auf einen Vorschlag, etwa Morgen früh, 9:00.

    Für einen anderen Zeitpunkt tragen Sie ihn unter Eigener Zeitpunkt ein und klicken auf Wiedervorlage setzen.

Mehrere Vorgänge auf einmal markieren Sie über die Kästchen in der Liste. Über der Liste erscheinen dann Knöpfe, mit denen Sie alle markierten zugleich erledigen, zurückstellen oder zuweisen.

Was dann passiert

Unter Offen stehen nur Vorgänge, die weder erledigt noch zurückgestellt sind. Ganz oben steht die Gruppe Wartet auf Antwort, darin wer am längsten wartet zuerst. Nur Ihre eigenen zeigt der Filter Zuständigkeit mit Meine.

Eine Wiedervorlage blendet den Vorgang bis zum gewählten Zeitpunkt aus. Danach steht er von selbst wieder unter Offen. Bis dahin zeigt der Kopf des Verlaufs den Zeitpunkt, mit Aufheben heben Sie ihn auf. Erledigen hebt eine Wiedervorlage ebenfalls auf.

Schreibt der Gast, ist ein erledigter oder zurückgestellter Vorgang sofort wieder offen. Zuständig bleibt, wer es vorher war.

Wer einem Gast antwortet, während niemand zuständig ist, übernimmt den Vorgang mit dem Senden. Entwürfe, interne Notizen und Auto-Antworten machen niemanden zuständig.

Wenn es nicht klappt

Beim Senden meldet HANS, eine andere Person sei zuständig

Ihr Text bleibt stehen. Sprechen Sie sich ab oder klicken Sie auf Übernehmen & senden. Dann übernehmen Sie den Vorgang und senden in einem Zug.

Nach dem Übernehmen steht ein anderer Name da

Jemand hat den Vorgang im selben Moment übernommen und war schneller. Die Ansicht ist danach wieder aktuell. Übernehmen Sie erneut, wenn das abgesprochen ist.

Beim Weitergeben steht niemand zur Wahl

Für Ihr Haus ist außer Ihnen niemand angelegt. Laden Sie Ihr Team ein, wie unter Mitarbeiter einladen und Rollen vergeben beschrieben.

Eine interne Notiz lässt sich nicht löschen

Notizen löscht nur, wer sie geschrieben hat, oder jemand mit der Rolle Leitung.