Was die Auto-Antworten beantworten und wann ein Mensch übernimmt
Die Automatik beantwortet neue Anfragen und erinnert an offene Angebote. Alles andere bleibt bei Ihrem Team, und sobald jemand aus dem Haus in einen Verlauf schreibt, hält sie sich dort heraus.
Was die Automatik übernimmt
Die Auto-Antworten kümmern sich um genau zwei Dinge:
- Die erste Antwort auf eine neue Anfrage. Ist der Wunsch frei, bekommt der Gast ein Angebot. Ist er belegt, eine Alternative, falls eine frei ist. Findet HANS gar nichts, schickt die Automatik eine Absage oder gibt an Ihr Team ab, je nach Wenn gar nichts frei ist.
- Das Nachfassen. Bleibt ein automatisch verschicktes Angebot offen, erinnert HANS den Gast daran, wenn Sie Nachfassen eingeschaltet haben.
Wie Sie das einrichten, steht unter Automatische Antworten einrichten.
Was sie nie beantwortet
Antworten des Gastes beantwortet die Automatik nicht. Fragt er nach dem automatischen Angebot etwas nach, steht seine Nachricht im Verlauf unter Wartet auf Antwort, und Ihr Team antwortet. Hat Ihr Haus den KI-Assistent, kann Hansi solche Fragen im Chat der Angebotsseite beantworten. Was er dort übernimmt, steht unter Was Hansi beantwortet und was nicht.
Auch manche Anfragen lässt die Automatik von vornherein liegen:
- Anfragen ohne E-Mail-Adresse oder ohne lesbaren Zeitraum
- Anreisen am selben Tag oder in der Vergangenheit
- Anfragen außerhalb Ihrer Grenzen unter Wann ein Mensch übernimmt, etwa zu viele Zimmer oder eine zu kurzfristige Anreise
- Anfragen mit einem Ihrer Stoppwörter im Text oder von einer gesperrten Adresse
In der Anfragenliste steht dann Bitte selbst antworten mit dem Grund. Ist Bei Übergabe benachrichtigen an, meldet HANS Ihnen solche Anfragen zusätzlich über Ihre Benachrichtigungskanäle.
Wann ein Mensch übernimmt
Die Automatik schweigt in einem Vorgang, sobald jemand aus dem Haus ihn angefasst hat:
- Jemand schreibt im Verlauf eine Nachricht an den Gast. Schon ein gespeicherter Entwurf zählt, eine interne Notiz nicht.
- Jemand legt für die Anfrage selbst ein Angebot an.
- Die Anfrage steht nicht mehr auf Neu, etwa weil daraus von Hand eine Buchung wurde.
- Jemand hält sie mit Auto-Antwort stoppen an, in der Anfragenliste oder über dem Antwortfeld im Verlauf.
Eine Auto-Antwort macht niemanden zuständig. Wer als Erster aus dem Haus antwortet, übernimmt den Vorgang. Mehr dazu unter Vorgänge übernehmen, erledigen und auf Wiedervorlage legen.
Wann das Nachfassen aufhört
Eine Erinnerung geht nicht mehr hinaus, sobald das Angebot angenommen, zurückgezogen oder abgelaufen ist. Dasselbe gilt, wenn die Anfrage gewonnen oder verloren ist oder jemand aus dem Haus seit dem Angebot im Verlauf geschrieben hat.
Eine Antwort des Gastes allein beendet das Nachfassen nicht. Antworten Sie ihm, dann hört auch die Erinnerung auf.
Häufige Fragen
Der Gast hat auf das automatische Angebot geantwortet. Wer antwortet ihm?
Ihr Team. Der Vorgang steht wieder unter Offen, und die Automatik schreibt dort nichts mehr außer einer geplanten Erinnerung. Mit Ihrer Antwort endet auch die.
Eine Anfrage für heute wurde nicht beantwortet
Für eine Anreise am selben Tag antwortet die Automatik nie. Als Grund steht an der Anfrage, die Anreise liege in der Vergangenheit. Antworten Sie selbst.
Lässt sich eine angehaltene Auto-Antwort wieder starten?
Ja, mit Auto-Antwort fortsetzen. Die Wartezeit beginnt dann neu. Hat inzwischen jemand geantwortet oder steht die Anfrage nicht mehr auf Neu, geht das nicht mehr.
Kann die Automatik auch Buchungen oder Rückfragen beantworten?
Nein. Sie beantwortet nur neue Anfragen und fasst bei ihren eigenen Angeboten nach.