Rollen in HANS: Leitung, Mitarbeit und Housekeeping
Jede Person hat in jedem Haus genau eine Rolle. Sie entscheidet, was sie dort sieht und ändern darf. Die meiste Arbeit steht allen offen, Einstellungen mit großer Wirkung bleiben bei der Leitung.
Eine Rolle je Haus
Die Rolle hängt nicht an der Person, sondern an ihrem Zugang zu einem Haus. Wer in zwei Häusern arbeitet, hat ein Konto und zwei Rollen. Im einen Haus kann er zur Leitung gehören, im anderen nur mitarbeiten.
Drei Rollen vergeben Sie selbst:
- Mitarbeit – arbeitet im Haus mit.
- Leitung – darf alles, was die Mitarbeit darf, und dazu die Einstellungen mit großer Wirkung.
- Housekeeping – Zimmerpersonal. Sieht nur den Bereich Housekeeping.
Dazu kommt die Rolle Admin. Sie gehört dem HANS-Team und gilt für alle Häuser. Vergeben können Sie sie nicht.
Was die Mitarbeit darf
Den Alltag: Anfragen beantworten, Angebote schicken, Buchungen anlegen und ändern, Gäste einchecken, Korrespondenz führen, Rechnungen schreiben, Preise und Zimmer pflegen. Auch die Benachrichtigungen des Hauses richtet jeder im Team ein.
Die Mitarbeit sieht unter Einrichtung › Unterkunft nur die Reiter für den Betrieb. Stammdaten, Rechnungseinstellungen und Lizenz fehlen dort.
Was nur die Leitung darf
Alles, was für das ganze Haus gilt oder nach außen wirkt:
- Benutzer des Hauses einladen, ihre Rolle ändern, ihnen den Zugang entziehen oder ein neues Passwort setzen. Siehe Mitarbeiter einladen und Rollen vergeben.
- Name, Anschrift, Kontakt, Steuerdaten und Zeiten des Hauses ändern, dazu Nummernkreise und Steuersätze der Rechnungen.
- Die Bankverbindung eintragen. Wer die IBAN ändert, lenkt jede künftige Überweisung um.
- Verbindungen einrichten, die für das Haus sprechen: Mailversand, Meldewesen, Zahlungsanbieter, Newsletter, Export-Feeds und Website-API.
- Geräte und Zugänge unter Einrichtung › Zugänge verwalten.
- Die Lizenz einsehen und Zusatzmodule anfragen.
- Eine Rechnung per Gutschrift stornieren.
- Im Housekeeping Aufgaben, Teams und Einstellungen ändern.
Manche dieser Stellen blendet HANS für die Mitarbeit aus. Andere sieht sie, kann dort aber nichts ändern. HANS sagt dann, dass das nur die Leitung des Hauses darf.
Was nur das HANS-Team macht
Einiges richtet das HANS-Team für Ihr Haus ein, nicht Sie selbst: die Anbindung an die Portale, die Übernahme aus dem alten Programm und das Freischalten von Zusatzmodulen. Auch das Zurücksetzen oder Löschen eines Hauses liegt dort.
Housekeeping: bewusst eng
Das Zimmerpersonal bekommt eine eigene, schlanke Oberfläche: die Zimmerliste des Hauses und sonst nichts. Keine Gäste-Kontaktdaten, keine Buchungen, keine Rechnungen, keine Einstellungen. Was das Personal genau sieht, steht in So funktioniert Housekeeping: Zimmerstatus, Aufgaben und ihr Rhythmus.
Häufige Fragen
Kann ich mir selbst die Rolle Leitung nehmen?
Nein. Damit stünde das Haus womöglich ohne Leitung da. Bitten Sie eine andere Person aus der Leitung Ihres Hauses oder das HANS-Team darum.
Wie viele Personen können in einem Haus zur Leitung gehören?
Beliebig viele. Jede von ihnen verwaltet die Benutzer ihres Hauses, aber nie die eines anderen Hauses.
Ein Kollege arbeitet auch in einem fremden Haus. Was darf ich bei ihm ändern?
Seine Rolle in Ihrem Haus. Passwort und Einladung betreffen auch das andere Haus. Die übernimmt deshalb das HANS-Team.
Eine Verbindung lässt sich nicht aktivieren
Steht dort, dass nur die Leitung des Hauses sie aktivieren kann, fehlt Ihnen die Rolle Leitung. Bitten Sie die Leitung Ihres Hauses darum. Steht dort Administrator, richtet das HANS-Team die Verbindung ein.