Wie Anzahlung, Zahlungsforderung und offener Betrag zusammenhängen

Eine Rechnung, eine Liste

An jeder Buchung stehen drei Dinge:

• Der Gesamtbetrag – was beim Buchen vereinbart wurde. Er kommt aus dem Angebot oder dem Buchungswidget. Bei einer Buchung, die Sie selbst anlegen, tragen Sie ihn unter Zahlung (optional) ein.
• Die Posten des Aufenthalts – Massage, Getränke, Minibar. Sie kommen zum Gesamtbetrag dazu.
• Die Zahlungseingänge – jede Zahlung, die angekommen ist. Eine Rückzahlung steht dort mit Minus.

Offen ist, was Gesamtbetrag und Posten über die Eingänge hinaus ausmachen. Diese Rechnung macht HANS an einer Stelle. Buchung, Check-out und Tages-Check zeigen deshalb denselben Betrag.

Die Anzahlung ist kein eigener Betrag

Die Anzahlung sagt nur, welcher Teil zuerst fällig ist. Offen bleibt trotzdem der ganze Rest. Zahlt der Gast die Anzahlung, sinkt der offene Betrag um genau diese Summe.

Im Abschnitt Zahlung der Buchung steht sie deshalb als Anzahlung (zuerst fällig), solange nichts eingegangen ist und der Gast noch nicht abgereist ist. Danach zählt nur noch, was offen ist. Wie Sie die Anzahlung für Angebote und Widget festlegen, steht in Bei der Annahme eines Angebots eine Anzahlung verlangen.

Drei Wege, auf denen Geld ankommt

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   Beim Buchen.

   Zahlt der Gast auf der Angebotsseite oder im Buchungswidget mit Karte oder PayPal, erscheint der Eingang von selbst. Bei Überweisung wartet HANS auf Ihren Eintrag.

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   Über eine Zahlungsforderung.

   Sie schicken dem Gast einen Link über einen Betrag. Bezahlt er online, steht der Eingang sofort da. Mehr in Eine Anzahlung oder einen Restbetrag per Zahlungslink anfordern.

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   Von Hand.

   Bargeld, Kartengerät oder eine Überweisung auf dem Kontoauszug erfassen Sie selbst. Wie das geht, steht in Eine Zahlung am Tresen verbuchen oder eine Rückzahlung erfassen.

Alle drei Wege landen in derselben Liste Zahlungseingänge. Eine Zahlungsforderung selbst ist noch kein Eingang. Sie zählt erst, wenn sie bezahlt ist.

Wo Sie den Stand sehen

• In der Buchung unter Zahlung: Gesamtbetrag, Anzahlung, Bereits bezahlt und Offen. Ist alles da, steht dort Vollständig bezahlt.
• In der Liste Buchungen, Spalte Zahlung: der offene Betrag der Buchung oder Bezahlt. Posten des Aufenthalts zählt diese Spalte nicht mit. Darunter steht, ob das Angeld schon da ist. Ist eine Zahlungsforderung abgelaufen, ohne dass Geld kam, heißt der Betrag „überfällig“.
• Im Tages-Check unter Offener Betrag bei Abreise: Abreisen, bei denen noch etwas aussteht.

Häufige Fragen