Eine Zahlung am Tresen verbuchen oder eine Rückzahlung erfassen
Bargeld, Kartengerät oder eine Überweisung auf dem Kontoauszug – Sie tragen den Eingang an der Buchung ein, und der offene Betrag sinkt sofort. Geld, das zurückgeht, erfassen Sie auf demselben Weg.
Zahlung erfassen
Öffnen Sie die Buchung und gehen Sie zum Abschnitt Zahlung.
Am Aufenthalt geht es auch: unter Posten mit Zahlung verbuchen, beim Check-out mit Betrag kassieren. Es ist dasselbe Fenster.
Klicken Sie auf Zahlung erfassen.
Der Knopf erscheint nur, solange etwas offen ist.
Wählen Sie die Zahlungsart: Bar, Karte vor Ort oder Überweisung.
Karte vor Ort heißt: mit dem Kartengerät Ihres Hauses. Am Aufenthalt ist Bar vorgewählt, in der Buchung Überweisung.
Prüfen Sie den Betrag.
HANS schlägt den offenen Betrag vor. Darunter steht auch die Hälfte als Vorschlag.
Schreiben Sie bei Bedarf einen Vermerk (optional) dazu.
Etwa die Nummer des Kontoauszugs. Er steht später in der Liste der Eingänge.
Klicken Sie auf den Knopf unten.
Er nennt Betrag und Zahlungsart, etwa „… bar erfassen“.
Zahlungen mit Karte oder PayPal über die Angebotsseite, das Buchungswidget oder einen Zahlungslink erfassen Sie nicht. Sie erscheinen von selbst.
Rückzahlung erfassen
HANS zahlt selbst nichts aus. Sie geben das Geld bar zurück, überweisen es oder erstatten es beim Zahlungsanbieter. Danach halten Sie es fest:
Öffnen Sie die Buchung und gehen Sie zum Abschnitt Zahlung.
Klicken Sie auf Rückzahlung erfassen.
Steht der Knopf nicht da, finden Sie ihn im Menü Weitere Zahlungsaktionen. Er erscheint erst, wenn Geld eingegangen ist.
Wählen Sie, wie das Geld zurückging, und tragen Sie den Betrag ein.
Höchstens so viel, wie eingegangen ist.
Schreiben Sie den Grund in den Vermerk (optional), etwa die Stornonummer.
Klicken Sie auf „… zurückzahlen“.
Was dann passiert
Der Eingang steht in der Buchung unter Zahlungseingänge, mit Zeitpunkt, Zahlungsart und Vermerk. Eine Rückzahlung steht dort mit Minus. Der offene Betrag passt sich sofort an, in der Buchung, im Check-out und in der Liste Buchungen.
Ist mehr gekommen als offen war, zeigt HANS das vorher als Guthaben des Gastes an. Erfassen lässt es sich trotzdem.
Stellen Sie später eine Rechnung, bietet HANS die Eingänge unter Zahlungen anrechnen zum Anrechnen an. Siehe Eine Rechnung erstellen.
In Österreich bekommt eine Zahlung bar oder mit Karte vor Ort einen Kassenbeleg. Wie das läuft, steht in Mit der Registrierkasse kassieren.
Wenn es nicht klappt
Ich habe einen falschen Betrag erfasst
Erfassen Sie eine Rückzahlung über den falschen Betrag und schreiben Sie den Grund in den Vermerk. Danach erfassen Sie den richtigen Eingang. Bei einer Rechnung nehmen Sie den falschen Eingang unter Zahlungen anrechnen heraus. In Österreich stornieren Sie stattdessen den Kassenbeleg, siehe Mit der Registrierkasse kassieren.
Die Überweisung gehört zu einer Zahlungsforderung
Erfassen Sie sie dann nicht über Zahlung erfassen. Haken Sie die Forderung in der Liste mit Zahlungseingang verbuchen ab. Sonst bleibt sie offen und gilt nach Ablauf als überfällig.
Die Rückzahlung lässt sich nicht speichern
Der Betrag ist höher als alles, was zu dieser Buchung eingegangen ist. Unter dem Feld steht, wie viel höchstens geht. Ist noch gar nichts eingegangen, gibt es nichts zurückzuzahlen.
Am Aufenthalt fehlt der Knopf zum Verbuchen
Er erscheint nur, wenn etwas offen ist. Ist alles bezahlt, gibt es dort nichts zu kassieren. Eine Rückzahlung erfassen Sie in der Buchung.