Eine Rechnung auf Firma und Gast aufteilen
Zahlt die Firma das Zimmer und der Gast den Rest, stellen Sie am selben Aufenthalt zwei Rechnungen aus. Jeder Posten landet dabei auf genau einer davon.
Teil des Moduls Rechnungen
Vorher nötig
- Das Modul Rechnungen
- Die Firma mit den Angaben für die Rechnung. Wie Sie eine anlegen, steht in Eine Firma anlegen und ihre USt-IdNr. prüfen. Am Aufenthalt geht es auch.
Die Firma als Empfänger wählen
Öffnen Sie den Aufenthalt unter Aufenthalte.
Wählen Sie im Abschnitt Rechnung bei Rechnung an die Firma.
Gespeichert wird sofort. Fehlt die Firma noch, legen Sie sie über das Menü „…“ mit Neue Firma anlegen an. Sie ist dann gleich gewählt. Kam die Buchung schon mit Firmendaten herein, steht die Firma bereits da.
Zwei Rechnungen ausstellen
Klicken Sie auf Rechnung erstellen.
Unter Rechnung an ist die Firma vorgewählt.
Klicken Sie bei den Zeilen auf Nur Logis.
Ausgewählt sind jetzt die Zimmer und die Nachlässe darauf. Einzelne Zeilen haken Sie von Hand an oder ab. Eine Zeile selbst lässt sich nicht teilen.
Prüfen Sie Zahlungen anrechnen.
Vorausgewählt sind alle Zahlungen. Gehört eine davon zur Rechnung des Gasts, etwa seine Anzahlung, nehmen Sie das Häkchen weg. Sie bleibt dann für die zweite Rechnung frei.
Klicken Sie auf Rechnung ausstellen.
Klicken Sie noch einmal auf Rechnung erstellen.
Zur Wahl stehen jetzt nur noch die offenen Zeilen. Was schon auf der Rechnung an die Firma steht, ist grau.
Wählen Sie unter Rechnung an den Gast.
Die Liste bietet den Besteller und die Reisenden an. Mit Angaben bearbeiten ergänzen Sie fehlende Angaben nur für diese Rechnung.
Klicken Sie auf Rechnung ausstellen.
Umgekehrt geht es genauso: Zahlt die Firma nur die Extras, wählen Sie bei ihrer Rechnung Nur Extras.
Was dann passiert
Am Aufenthalt stehen zwei Rechnungen mit eigenen Nummern. Jeder Posten steht auf genau einer davon. Kommt danach noch etwas dazu, etwa von der Bar, landet es bei dem, was noch nicht abgerechnet ist. Für die Folgerechnung wählen Sie den Empfänger wieder im Fenster.
Die Wahl bei Rechnung an gilt nur für Rechnungen, die Sie danach ausstellen. Ist alles abgerechnet, sperrt HANS sie. Erst eine volle Gutschrift gibt sie wieder frei.
Wenn es nicht klappt
Die Zimmer stehen auf der falschen Rechnung
Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht ändern. Stellen Sie eine volle Gutschrift aus, dann sind ihre Posten wieder frei. Danach teilen Sie neu auf. Wie das geht, steht in Eine Rechnung stornieren.
Der Knopf zum Ausstellen ist bei der Firma grau
Bei einer italienischen Firma braucht die Rechnung die Partita IVA oder den Codice Fiscale und eine Anschrift mit Provinz. Oben im Fenster steht unter Vor dem Ausstellen fehlt noch, was fehlt. Ergänzen Sie es am besten an der Firma selbst, dann stimmt es auch beim nächsten Mal.
Der Knopf zum Ausstellen ist beim Gast grau
Für einen italienischen Privatgast braucht die Rechnung den Codice Fiscale und eine Anschrift mit Provinz. Ergänzen Sie beides mit Angaben bearbeiten.
Die Firma lässt sich nicht mehr umstellen
Bei Rechnung an steht dann Alles fakturiert – änderbar erst nach einer Gutschrift.. Alle Posten sind abgerechnet. Nach einer vollen Gutschrift ist die Auswahl wieder da.