Wie eine Rechnung entsteht: Aufenthalt, Beleg, Versandweg

Am Anfang steht der Aufenthalt

Eine Rechnung schreiben Sie nicht auf ein leeres Blatt. Sie entsteht am Aufenthalt, und HANS stellt zusammen, was dort angefallen ist:

• die Logis aus der Buchung, mit Nachlässen
• Zusatzleistungen und Versicherungen der Buchung
• Posten, die während des Aufenthalts aufs Zimmer gebucht wurden, etwa von der Bar
• Zahlungen, die schon eingegangen sind, zum Anrechnen

Jeder Posten steht auf höchstens einer gültigen Rechnung. Ist er abgerechnet, sperrt HANS ihn. Deshalb können Sie einen Aufenthalt auf mehrere Rechnungen verteilen, etwa die Logis an eine Firma und die Extras an den Gast. Wie das geht, steht in Eine Rechnung auf Firma und Gast aufteilen. Was noch nicht abgerechnet ist, zeigt der Aufenthalt neben Rechnung erstellen. Kommt später etwas dazu, geht es in eine Folgerechnung.

Ändert sich der Aufenthalt nach der Rechnung, rechnet HANS nichts heimlich um. Der Aufenthalt zeigt den Unterschied. Ist mehr fällig, kommt der Rest auf eine Folgerechnung. Ist weniger fällig, gleichen Sie es mit einer Gutschrift aus.

Mit dem Ausstellen wird ein Beleg daraus

Bis zum Klick auf Rechnung ausstellen ist alles Entwurf. Erst dann vergibt HANS die nächste Nummer, legt das PDF ab und hält die Angaben von Haus und Empfänger fest. Ändern Sie danach die Stammdaten Ihres Hauses oder ein Gästeprofil, bleibt die Rechnung, wie sie ist.

Ein Beleg lässt sich weder bearbeiten noch löschen. Es gibt drei Arten:

• Rechnung – der Normalfall.
• Gutschrift – korrigiert eine Rechnung ganz oder für einzelne Positionen. Sie zählt im selben Nummernkreis mit, siehe Eine Rechnung stornieren.
• Akontorechnung – eine Vorab-Rechnung auf die Logis, möglich bis zur Abreise. Sie hat einen eigenen Nummernkreis. Die Schlussrechnung führt später die volle Leistung und zieht das Akonto mit einer eigenen Zeile wieder ab.

Wie die Nummern aussehen und wo Sie das Format ändern, steht in Wie Buchungs-, Anfrage-, Angebots- und Rechnungsnummern aufgebaut sind.

Der Versandweg hängt vom Land ab

Welchen Weg eine Rechnung nimmt, richtet sich nach dem Land in der Anschrift Ihres Hauses.

In Italien ist die XML-Datei die Rechnung, das PDF nur eine Kopie für den Gast. Die Datei muss ans SDI, auf einem von zwei Wegen:

• Über den Commercialista. So ist jedes Haus anfangs eingestellt. Sie exportieren die Dateien als Paket, er lädt sie beim SDI hoch. Den Stand tragen Sie selbst nach: exportiert, übermittelt oder abgelehnt.
• Direkt aus HANS. Mit dem Modul SDI-Versand sendet HANS nach dem Ausstellen selbst und trägt die Antwort des SDI ein. Umstellen kann nur ein Administrator von HANS.

Beide Wege beschreibt Rechnungen elektronisch ans SDI senden.

Außerhalb Italiens, etwa in Österreich und der Schweiz, ist das PDF die Rechnung. Es trägt die Pflichtangaben des Landes, in der Schweiz mit QR-Zahlteil. Für Ihren Steuerberater oder Treuhänder exportieren Sie die PDFs zusammen mit einer Rechnungsliste.

Dem Gast schicken Sie in jedem Land mit Per Mail senden einen Link auf das PDF.

Häufige Fragen