Rechnungen in Österreich und der Schweiz

Das PDF ist die Rechnung

Steht die Anschrift Ihres Hauses in Österreich, der Schweiz oder Liechtenstein, stellt HANS jede Rechnung als PDF aus. Es gibt kein SDI und keine XML-Datei, und wählen müssen Sie nichts: Den Weg bestimmt allein das Land in der Anschrift.

Sonst läuft alles wie in Wie eine Rechnung entsteht: Aufenthalt, Beleg, Versandweg beschrieben. Die Rechnung entsteht am Aufenthalt, HANS vergibt beim Ausstellen die Nummer aus Ihrem Nummernkreis, und danach ist sie ein fester Beleg. Korrigiert wird mit einer Gutschrift. Dem Gast schicken Sie mit Per Mail senden einen Link auf das PDF.

Die Steuersätze in der Auswahl richten sich ebenfalls nach dem Land. Ein Haus in Österreich sieht die österreichischen Sätze, ein Haus in der Schweiz die Schweizer MWST-Sätze. Für die Kurtaxe gibt es dort den Satz „Nicht steuerbar (0 %)“.

Was auf der Rechnung stehen muss

Ohne diese Angaben stellt HANS nicht aus und sagt, was fehlt.

Vom Haus: Firmenname und vollständige Anschrift. Fehlt ein eigener Firmenname, nimmt HANS den Namen des Hauses. Dazu kommt die UID, die Sie unter Einrichtung › Unterkunft › Allgemein im Abschnitt Rechtliches & Steuer eintragen:

• In Österreich ist sie immer Pflicht, als ATU mit acht Ziffern.
• In der Schweiz nur, wenn Ihr Haus MWST-pflichtig ist. HANS prüft dann die Form CHE-… samt Prüfziffer. In Liechtenstein genügt die eingetragene MWST-Nummer.

Vom Empfänger: Name, Land und vollständige Anschrift. Eine Steuernummer oder Provinz wie in Italien braucht es nicht. Eine Ausnahme gilt in Österreich: Geht eine Rechnung über mehr als 10.000 Euro brutto an eine Firma, muss deren UID darauf stehen.

Schweiz: MWST und QR-Zahlteil

Häuser in der Schweiz haben unter Einrichtung › Unterkunft › Rechnungen die Karte Schweiz: MWST und QR-Rechnung.

• MWST-pflichtig – schalten Sie es aus, wenn Ihr Haus unter der Umsatzgrenze liegt. Die Rechnungen kommen dann ohne MWST und ohne UID.
• IBAN und QR-IBAN – das Konto für den Zahlteil. Mit IBAN trägt der Zahlteil eine Referenz aus der Rechnungsnummer. Eine QR-IBAN ist freiwillig und geht bei Rechnungen in Franken vor.
• Auf 5 Rappen runden – rundet den Zahlbetrag in einer eigenen Zeile. Die MWST bleibt exakt.

Ist auf einer Rechnung noch etwas offen, druckt HANS den QR-Zahlteil mit Empfangsschein unten auf die letzte Seite. Der Gast scannt ihn mit seiner Bank-App, Betrag und Referenz stehen schon darin. Ist alles bezahlt, fehlt der Zahlteil. Gutschriften haben nie einen.

Die Währung ist bei Häusern in der Schweiz mit Franken vorbelegt. Sobald im Haus Beträge stehen, etwa Buchungen oder Rechnungen, lässt sie sich nicht mehr ändern.

Österreich und Deutschland: Bezahlen per QR-Code

Rechnungen in Österreich und Deutschland tragen unten einen QR-Code, wenn noch etwas offen ist. Der Gast scannt ihn in der Überweisung seiner Banking-App, und Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind ausgefüllt. Es ist der EPC-QR, in Deutschland als GiroCode bekannt.

Das Konto dafür kommt aus der Bankverbindung Ihres Hauses, also derselben, die auch Buchungsbestätigung und Widget zeigen. Ist dort keine gültige IBAN eingetragen, fehlt der QR-Code. Er fehlt auch bei Gutschriften und bei Rechnungen, auf denen nichts mehr offen ist.

Die Banking-Apps in Österreich und Deutschland lesen ihn in aller Regel. Bei Banken in anderen Ländern, etwa in Italien, kann er unerkannt bleiben. Tragen Sie die Bankverbindung deshalb auch in den Fußtext der Rechnung ein.

Übergabe an Steuerberater oder Treuhänder

Auf der Seite Rechnungen exportieren Sie die Rechnungen eines Monats als ZIP-Paket. Darin liegen die PDFs und eine Rechnungsliste als CSV-Datei. Danach gelten die Belege als exportiert. Sie bleiben in HANS und lassen sich jederzeit erneut exportieren. Das Paket schicken Sie selbst weiter.

In Österreich gehört zur Rechnung oft auch die Registrierkasse: Jede Zahlung bar oder mit Karte an der Rezeption braucht einen signierten Beleg. Das beschreibt Mit der Registrierkasse kassieren.

Häufige Fragen