Wie Buchungs-, Anfrage-, Angebots- und Rechnungsnummern aufgebaut sind

Jede Anfrage, jedes Angebot, jede Buchung und jede Rechnung bekommt in HANS eine eigene, lesbare Nummer. Hier steht, wie sie aussehen, wo sie auftauchen und wo Sie das Format ändern.

Einrichten: Leitung

Vier Nummernkreise

Jede Art zählt für sich, getrennt je Haus. In der Grundeinstellung sehen die Nummern so aus:

  • Anfrage – A-2026-0001. Sie entsteht beim Eingang, egal ob über das Anfragewidget oder von Hand.
  • Angebot – ANG-2026-0001. Jede neue Fassung eines Angebots behält ihre Nummer, sie ändert nur den Link.
  • Buchung – B-2026-0001. Auch Buchungen von Portalen, aus dem Buchungswidget oder aus einem angenommenen Angebot bekommen eine Nummer aus diesem Kreis.
  • Rechnung – 2026/0001, ohne Präfix. Gutschriften zählen im selben Kreis mit, Akontorechnungen in einem eigenen: ACC/2026/0001.

Die Jahreszahl steht dabei, weil jeder Kreis am 1. Januar wieder bei 1 beginnt. Maßgeblich ist das Datum in der Zeitzone Ihres Hauses.

Angebote, die vor der Einführung der eigenen Angebotsnummern entstanden sind, behalten ihre alte Nummer mit A-. Eine Weile stehen beide Formen nebeneinander.

Wo die Nummern auftauchen

  • Beim Gast: Die Buchungsnummer steht in der Bestätigung. Mit ihr, seiner E-Mail-Adresse und dem Nachnamen findet der Gast seine Buchung unter „Meine Buchung“ im Buchungswidget. Die Angebotsnummer steht oben auf seiner Angebotsseite und bei Kartenzahlung im Verwendungszweck, die Rechnungsnummer auf der Rechnung.
  • In HANS: In den Listen unter Anfragen und Buchungen, im Verlauf der Korrespondenz und in Ihren Meldungen, etwa „Angebot … angenommen – Buchung … erstellt“. Die Suche mit ⌘K findet jede Nummer.

Das Format ändern

Anfrage-, Angebots- und Buchungsnummern stellen Sie unter Einrichtung › Unterkunft › Allgemein ein, bei Anfragenummern, Angebotsnummern und Buchungsnummern. Die Rechnungsnummern stehen unter Einrichtung › Unterkunft › Rechnungen › Nummerierung.

Wählbar sind jeweils Präfix, Trennzeichen, die Zahl der Stellen und ob jedes Jahr wieder bei 1 begonnen wird. Bei Rechnungen kommt ein Suffix dazu, etwa für eine eigene Sezionale in Italien. Die Vorschau zeigt, wie eine Nummer danach aussieht.

Eine Änderung gilt nur für neue Nummern. Vergebene Nummern bleiben, wie sie sind, gezählt wird weiter.

Häufige Fragen

Kann eine Angebotsnummer gleich aussehen wie eine Anfragenummer?

Nein. HANS lässt für Anfragen und Angebote nicht dasselbe Präfix zu und meldet es beim Speichern. Nur Angebote aus der Zeit vor den eigenen Angebotsnummern tragen noch A-.

Warum fehlt eine Nummer in der Reihe?

Eine Nummer ist vergeben, sobald die Anfrage, das Angebot oder die Buchung angelegt ist. Wird eine davon später gelöscht, fehlt ihre Nummer in der Reihe. War es die zuletzt vergebene, bekommt der nächste Eintrag dieselbe Nummer noch einmal. Bei Rechnungen gibt es solche Lücken nicht: Die Nummer vergibt HANS erst beim Ausstellen, und ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht löschen.

Das Format lässt sich nicht ändern

Den Reiter Allgemein sieht nur die Rolle Leitung. Bitten Sie die Leitung Ihres Hauses darum.