Gästen im Zimmerplan ein Zimmer zuteilen
Der Zimmerplan zeigt jedes Zimmer als eigene Zeile und oben alle Gäste, die noch keine Zimmernummer haben. Ein Gast bekommt sein Zimmer, indem Sie ihn auf eine freie Zeile ziehen.
Vorher nötig
- Zimmernummern für Ihre Zimmertypen, siehe Zimmertypen und Zimmer anlegen. Ohne sie zeigt der Zimmerplan nur einen Hinweis.
- Einen Aufenthalt zum Gast. Er entsteht mit Erfassen auf An- & Abreisen oder mit Zum Check-in in der Buchung. Eine Buchung allein steht noch nicht im Zimmerplan.
Ein Zimmer zuteilen
Öffnen Sie Einrichtung › Zimmer › Zimmerplan.
Jedes Zimmer hat eine Zeile, gruppiert nach Zimmertyp. Zu sehen sind 14 Tage, mit den Pfeilen blättern Sie weiter.
Suchen Sie oben die Leiste mit den Aufenthalten ohne Zimmer.
Dort stehen alle Gäste im gezeigten Zeitraum, die noch keine Zimmernummer haben – mit Zeitraum und Zimmertyp.
Ziehen Sie den Gast am Griff auf eine Zimmerzeile.
Grün umrandet sind die Zimmer seines Zimmertyps, die für den ganzen Aufenthalt frei sind, auch über die sichtbaren Tage hinaus. Nur dort lässt er sich ablegen.
Lassen Sie los.
HANS speichert sofort und meldet, in welchem Zimmer der Gast jetzt liegt.
Ein Klick auf den Gast öffnet stattdessen seinen Aufenthalt. Ein Balken reicht von der Mitte des Anreisetags bis zur Mitte des Abreisetags. Am Abreisetag ist das Zimmer für den nächsten Gast schon frei.
Ohne Ziehen
- Auf An- & Abreisen steht bei einem Gast ohne Nummer der Knopf Zimmer zuweisen. Der Dialog fragt nur die Zimmernummer ab und bietet nur freie Zimmer an.
- Im Tages-Check führt die Prüfung Zimmer nicht zugewiesen zum selben Dialog. Sie erfasst Anreisen von heute und Gäste im Haus.
- Auf der Seite des Aufenthalts wählen Sie die Zimmernummer direkt am Zimmer und speichern.
Ein vergebenes Zimmer ändern
Vergebene Balken lassen sich im Zimmerplan nicht verschieben. So tauscht niemand aus Versehen ein Zimmer. Klicken Sie auf den Balken, um den Aufenthalt zu öffnen.
Vor dem Check-in ändern Sie die Zimmernummer am Zimmer und klicken auf Speichern.
Ist der Gast im Haus, klicken Sie am Zimmer auf Zimmer wechseln.
Tragen Sie bei Wechsel ab (optional) einen Tag ein, bekommt der Aufenthalt zwei Zimmerzeilen: das alte Zimmer bis zu diesem Tag, das neue ab dann. Die Gäste wandern mit. Ohne Datum gilt das neue Zimmer für den ganzen Aufenthalt.
Eine Zimmernummer gehört zu genau einem Zimmertyp. Wechselt der Zimmertyp, wird die alte Nummer frei. Die neue wählen Sie im selben Dialog oder danach.
Was dann passiert
Die Nummer steht ab sofort am Aufenthalt, auf An- & Abreisen und im Kalender, wenn Sie dort einen Zimmertyp aufklappen. Die Prüfung im Tages-Check ist für diesen Gast erledigt.
Ein Zimmer ohne Nummer hält den Check-in nicht auf. HANS fragt beim Einchecken nur einmal nach, siehe Gäste einchecken.
Wenn es nicht klappt
Beim Gast steht „Kein Zimmer frei“
Kein Zimmer seines Zimmertyps ist für den ganzen Aufenthalt frei. Öffnen Sie den Aufenthalt und ändern Sie den Zimmertyp, oder teilen Sie den Aufenthalt mit Zimmer wechseln auf zwei Zimmer auf.
HANS meldet, das Zimmer sei schon belegt
Jemand hat das Zimmer in der Zwischenzeit vergeben. Der Plan lädt sich danach neu – ziehen Sie den Gast auf eines der Zimmer, die jetzt grün umrandet sind.
Ein Gast fehlt im Zimmerplan
Zu seiner Buchung gibt es noch keinen Aufenthalt. Legen Sie ihn mit Zum Check-in in der Buchung an. Liegt die Anreise außerhalb der gezeigten 14 Tage, blättern Sie dorthin.
Bei einem Zimmer steht „Außer Betrieb“
Das Zimmer ist stillgelegt und lässt sich niemandem zuweisen. Die Nummer bleibt erhalten. Wieder in Betrieb nehmen Sie es unter Einrichtung › Zimmer, siehe Ein Zimmer oder einen Zeitraum sperren.