Gäste einchecken
Beim Check-in erfassen Sie die Gäste mit ihren Meldedaten und melden sie im Haus an. Den Ausweis lesen Sie mit der Kamera ein, statt ihn abzutippen.
Einchecken
Öffnen Sie An- & Abreisen.
Unter Anreisen stehen die Gäste, die heute kommen.
Klicken Sie beim Gast auf Erfassen.
HANS legt den Aufenthalt aus der Buchung an und öffnet ihn. Hat der Gast online eingecheckt, stehen seine Angaben schon darin.
Legen Sie jede Person mit Gast hinzufügen an.
War ein Gast schon einmal da, holt Aus Gästeverzeichnis seine Angaben aus dem Gästeverzeichnis.
Lesen Sie den Ausweis mit Dokument scannen ein.
Wählen Sie Ausweiskarte oder Reisepass und halten Sie die Zeilen mit den „<<“-Zeichen vor die Kamera. Hat der Rechner keine, nehmen Sie Mit dem Handy scannen und scannen den QR-Code mit dem Handy.
Prüfen Sie die gelesenen Daten und klicken Sie auf Daten übernehmen.
HANS füllt Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und den Ausweis aus. Den Wohnsitz tragen Sie selbst ein. Gespeichert ist erst mit Gast speichern.
Klicken Sie auf Check-in abschließen.
Der Knopf ist erst aktiv, wenn die Karte Prüfung keine Pflichtangabe mehr vermisst.
Welche Angaben Pflicht sind, hängt davon ab, wohin Ihr Haus meldet. Für die Polizeimeldung steht es unter Gäste an Alloggiati Web melden.
Unterschrift
Verlangt Ihr Haus eine Unterschrift, steht auf der Seite die Karte Unterschrift. Klicken Sie auf Unterschrift einholen und geben Sie das Gerät dem Gast – er unterschreibt im Vollbild. Eine fehlende Unterschrift hält den Check-in nicht auf, HANS weist nur darauf hin.
In Österreich ist die Unterschrift voreingestellt. Andernorts schaltet die Leitung sie unter Einrichtung › Unterkunft › Buchen mit Unterschrift der Gäste verlangen ein.
Was dann passiert
Ist noch etwas offen, fragt HANS vor dem Check-in einmal nach: mehr oder weniger Personen als gebucht, ein Zimmer ohne Nummer, eine Abweichung von der Buchung oder eine fehlende Unterschrift. Mit Trotzdem einchecken checken Sie trotzdem ein und erledigen den Rest danach.
Danach ist der Gast im Haus, HANS hält die Ankunftszeit fest. Ist eine Gästemeldung eingerichtet, nimmt HANS den Gast in die nächste Meldung auf. Ist die Ortstaxe eingerichtet, schreibt HANS sie als Posten an.
Sind mehrere Anreisen vollständig, checken Sie sie auf dem Board mit Alle einchecken in einem Zug ein. Dort fragt HANS nicht nach offenen Punkten.
Wenn es nicht klappt
„Check-in abschließen“ bleibt grau
Es fehlt noch eine Pflichtangabe. Klicken Sie in der Karte Prüfung auf Check-in vervollständigen: HANS fragt genau die fehlenden Felder ab. Ein fehlender Ausweis gehört ins Gastformular unter Dokument.
Der Scanner liest den Ausweis nicht
Prüfen Sie, ob die richtige Dokumentart gewählt ist, und halten Sie den Ausweis ruhig und ohne Spiegelung. Klappt es mit der Kamera am Rechner nicht, nehmen Sie das Handy. Notfalls tippen Sie die Zeilen unter MRZ stattdessen einfügen ab.
HANS meldet „Aufenthalt wurde zwischenzeitlich geändert“
Jemand anderes hat den Aufenthalt in der Zwischenzeit bearbeitet. Ihre Eingaben bleiben stehen. Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es noch einmal.
Ein Gast wurde versehentlich eingecheckt
Klicken Sie auf Check-in zurücknehmen. Das geht, solange am Aufenthalt nichts angeschrieben, keine Zahlung erfasst und keine Rechnung bestätigt ist. Die Ortstaxe, die HANS beim Check-in selbst bucht, zählt dabei nicht: HANS storniert sie mit, solange sie auf keiner Rechnung steht. Eine bereits gesendete Polizeimeldung bleibt bestehen.