Wie Buchung und Aufenthalt zusammenhängen

Zwei Dinge für einen Gast

• Die Buchung ist die Vereinbarung: Zeitraum, Zimmertyp, Verpflegung, Personen und Preis. Sie entsteht im Kalender, im Buchungswidget, aus einem angenommenen Angebot oder über ein angebundenes Portal.
• Der Aufenthalt ist, was im Haus geschieht: welche Personen wirklich da sind, mit ihren Meldedaten, welche Zimmernummer sie haben, wann sie tatsächlich an- und abreisen und was sie dazukaufen.

Den Aufenthalt legt HANS an, wenn Sie bei der Anreise auf Erfassen klicken. Zimmer und Zeitraum kommen aus der Buchung. Die Gäste kommen aus dem Online-Check-in, sonst aus dem Gästeverzeichnis, sonst nur mit Name und Kontakt aus der Buchung. Zu einer Buchung gibt es höchstens einen Aufenthalt.

Kommt jemand ohne Buchung, legen Sie nur den Aufenthalt an – siehe Einen Gast ohne Buchung aufnehmen (Walk-in).

Wer wofür zuständig ist

Der Preis kommt aus der Buchung. Ändern Sie am Aufenthalt Zimmertyp, Zeitraum oder Verpflegung, rechnet HANS nichts neu. Der offene Betrag ist immer der Betrag der Buchung plus die Posten am Aufenthalt. So ändert ein Zimmerwechsel am Abend nicht still den Preis.

Abweichungen zeigt HANS an. Weicht der Aufenthalt von der Buchung ab, steht das in der Karte Prüfung und am Feld als „Gebucht: …“. Sie entscheiden, was gilt: Aufpreis buchen schreibt einen Posten an, mit einem Betragsvorschlag aus Ihren Preisen. Kein Aufpreis lässt die Abweichung stehen und nimmt den Hinweis weg. Wird es für den Gast günstiger, passen Sie die Buchung an, denn ein Posten schreibt nichts gut.

Zahlungen liegen an der Buchung. Anzahlung und Restzahlung verbucht HANS dort. Nur ein Aufenthalt ohne Buchung führt seine Zahlungen selbst.

Gemeldet wird aus dem Aufenthalt. Gästemeldung und Ortstaxe richten sich nach den erfassten Personen und den tatsächlichen Zeiten, nicht nach der Buchung.

Der Aufenthalt hat eigene Zustände: Entwurf heißt erfasst, aber noch nicht eingecheckt. Danach folgen Eingecheckt und Abgereist. Kommt der Gast nicht, setzen Sie ihn auf Nicht angereist. Wie Sie einen Schritt zurücknehmen, steht unter Einen Aufenthalt korrigieren oder einen Check-in zurücknehmen.

Was An- & Abreisen zeigt

An- & Abreisen ist der Tag der Rezeption, in vier Gruppen:

• Anreisen – bestätigte Buchungen, deren Gäste noch nicht eingecheckt sind. Liegengebliebene Anreisen der Vortage stehen mit Anreise überfällig dabei.
• Im Haus – eingecheckte Aufenthalte.
• Abreisen – eingecheckte Gäste, deren geplante Abreise heute ist. Ist sie schon vorbei, steht Abreise überfällig dabei.
• Abgereist – wer heute ausgecheckt hat, mit Uhrzeit.

Ein- und auschecken geht nur auf dem heutigen Board. Blättern Sie zu einem anderen Tag, zeigt HANS den Plan nach den geplanten Daten, nach vorn als Vorschau, zurück als Rückblick.

Aufenthalte ist dagegen die Liste aller Aufenthalte, mit Reitern wie Im Haus oder Unvollständig. Dort suchen Sie Gäste, ergänzen Meldedaten und legen Aufenthalte ohne Buchung an.

Häufige Fragen