Einen Gast ohne Buchung aufnehmen (Walk-in)
Steht ein Gast ohne Buchung an der Rezeption, legen Sie direkt einen Aufenthalt an. Das Zimmer zählt sofort als belegt, die Übernachtung schreiben Sie als Posten an.
Buchung oder Walk-in
Ein Aufenthalt ohne Buchung hat keinen Preis aus der Preisliste. HANS rechnet nichts aus, Sie schreiben die Übernachtung selbst an. Soll HANS den Preis rechnen, legen Sie stattdessen eine Buchung an (Eine Buchung im Kalender anlegen und verschieben) und checken den Gast danach wie jeden anderen ein.
Aufenthalt anlegen
Öffnen Sie Aufenthalte und klicken Sie auf Aufenthalt ohne Buchung.
Schneller geht es über die Suche mit ⌘K und den Eintrag Aufenthalt ohne Buchung (Walk-in).
Wählen Sie Anreise und Abreise.
Vorgegeben sind heute und morgen.
Wählen Sie die Art.
Einzelperson, Familie oder Gruppe.
Wählen Sie das Zimmer.
HANS zeigt nur Zimmertypen, die in jeder Nacht des Zeitraums frei sind, mit der Zahl freier Zimmer. Der erste ist vorausgewählt.
Klicken Sie auf Aufenthalt anlegen.
HANS öffnet den neuen Aufenthalt. Er steht auf Entwurf, mit dem Vermerk Ohne Buchung angelegt.
Erfassen und einchecken
Legen Sie die Personen an und lesen Sie die Ausweise ein.
Das geht genau wie bei einer Anreise mit Buchung, siehe Gäste einchecken.
Schreiben Sie die Übernachtung unter Posten an.
Mit Eigener Posten tragen Sie Bezeichnung und Preis selbst ein. Mehr dazu unter Leistungen aufs Zimmer buchen.
Klicken Sie am Aufenthalt auf Check-in abschließen.
Ein Gast ohne Buchung steht nicht unter Anreisen auf dem Board. Eingecheckt wird deshalb hier.
Was dann passiert
Das Zimmer zählt in HANS ab dem Anlegen als belegt, auch solange der Aufenthalt noch Entwurf ist. Nach dem Check-in steht der Gast auf An- & Abreisen unter Im Haus. In der Liste trägt er das Zeichen Walk-in.
Gästemeldung und Ortstaxe behandeln ihn wie jeden anderen Gast.
Weil es keine Buchung gibt, verbucht HANS Zahlungen direkt am Aufenthalt. Beim Check-out kassieren Sie mit Betrag kassieren wie gewohnt, siehe Einen Gast auschecken und die Rechnung zeigen. Die Rechnung stellen Sie im Abschnitt Rechnung aus. Solange nichts angeschrieben und nichts bezahlt ist, zeigt der Aufenthalt keine Rechnung.
Wenn es nicht klappt
HANS meldet „Kein Zimmer frei“
In mindestens einer Nacht ist kein Zimmer frei. Ändern Sie den Zeitraum oder geben Sie im Belegungskalender ein Zimmer frei. Erst dann lässt sich der Aufenthalt anlegen.
HANS meldet „Verfügbarkeit nicht prüfbar“
Die Prüfung der freien Zimmer ist fehlgeschlagen. Sie können den Aufenthalt trotzdem anlegen und das Zimmer danach am Aufenthalt mit Zimmer hinzufügen ergänzen.
Der Aufenthalt wurde angelegt, aber ohne Zimmer
HANS hat den Aufenthalt gespeichert, das Zimmer aber nicht übernommen. Ergänzen Sie es mit Zimmer hinzufügen.
Der Aufenthalt war ein Versehen
Solange er auf Entwurf steht, entfernen Sie ihn oben am Aufenthalt mit Löschen. Das löscht auch die erfassten Gäste und Ausweisdaten. Ist der Gast schon eingecheckt, nehmen Sie zuerst den Check-in zurück, siehe Einen Aufenthalt korrigieren oder einen Check-in zurücknehmen.