Gäste vor der Anreise online einchecken lassen

Einschalten

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   Öffnen Sie Einrichtung › Unterkunft › Buchen.

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   Schalten Sie Self-Check-in im Buchungswidget aktivieren ein.

   Ab dann bietet das Buchungswidget den Self-Check-in an, und die Mail vor der Anreise trägt den Link dazu.

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   Schreiben Sie bei Bedarf einen Hinweis für Gäste (optional).

   Der Text steht oben im Formular des Gastes. Er ist öffentlich abrufbar – also keine Codes für Schlüsselboxen.

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   Lassen Sie die Mail vor der Anreise automatisch senden.

   Unter Einrichtung › Auto-Antworten schalten Sie Vor-Anreise-Information senden ein und wählen die Tage vor der Anreise. Den Text ändern Sie unter Einrichtung › Vorlagen, Eintrag Vor-Anreise-Information.

Was der Gast ausfüllt

Der Link in der Mail führt auf eine eigene Seite mit seiner Buchung. Buchungsnummer, E-Mail und Nachname muss er nicht eintippen. Ohne Link findet er den Self-Check-in im Buchungswidget unter „Meine Buchung“ und meldet sich dort mit diesen drei Angaben an.

Vom Hauptgast fragt das Formular Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzland, Geschlecht und einen Ausweis mit Art, Nummer und Ausstellungsland ab. Mitreisende tragen sich ohne Ausweis ein. Zum Schluss willigt der Gast ein, dass die Daten für die Meldepflicht ans Haus gehen. Sendet er ein zweites Mal, ersetzt das an der Buchung die erste Fassung.

Verlangt Ihr Haus die Unterschrift der Gäste (Unterschrift der Gäste verlangen), zeigt das Formular zusätzlich ein Unterschriftsfeld. Es ist freiwillig. Eine vorab geleistete Unterschrift bestätigen Sie bei der Anreise, siehe Gäste einchecken.

Einen Link schicken Sie auch selbst: In einer Unterhaltung, die zu einer Buchung gehört, fügen Sie den Platzhalter Self-Check-in-Link ein.

Was dann passiert

HANS legt die Angaben an der Buchung ab und meldet den Eingang. In der Buchung steht in der Zeile Self-Check-in das Datum, auf An- & Abreisen trägt die Anreise Online gemeldet. In der Buchungsliste lässt sich die Spalte Self-Check-in einblenden.

Erfassen Sie bei der Anreise den Aufenthalt, übernimmt HANS alle Gäste und den Ausweis des Hauptgastes. Werte, die nicht sauber lesbar sind, lässt HANS leer, statt zu raten. Prüfen Sie die Angaben gegen das Dokument und checken Sie ein, siehe Gäste einchecken.

Sendet der Gast erst, nachdem Sie den Aufenthalt erfasst haben, oder sendet er erneut, kommen die Daten nicht von selbst hinein. Der Aufenthalt zeigt dann Neue Meldedaten vom Gast, noch nicht übernommen. Mit Übernehmen füllt HANS nur leere Felder und ergänzt fehlende Mitreisende. Was Sie schon eingetragen haben, bleibt. Das geht, solange der Gast noch nicht eingecheckt ist.

Wenn es nicht klappt